Si su plan de compra está basado en las recomendaciones de su vecino, colega o en la publicidad, le aseguro no tendrá un retorno de la inversión óptimo. Logre el máximo beneficio de su compra de software por medio de un análisis exhaustivo de sus procesos y de la racionalización de los mismos, con miras a cumplir sus objetivos económicos en el tiempo. Compre el sistema que le ayudará a construir la empresa que usted visualiza en el futuro, y asegure que las prácticas empresariales sobre las cuales está basado el software, están alineadas con su idea de mejores prácticas para su empresa. Este artículo, le aporta los parámetros para empezar un plan de compra de software racional en términos económicos.
La sigla RFI viene del inglés Request for Information y significa petición de información. Este es un documento ampliamente usado en la industria del software para identificar todas las características de una solución particular, sus componentes y para describir lo que este puede realizar, es decir sus funcionalidades. El RFI es usado especialmente en los proyectos de selección de software, con el propósito de obtener información sobre los detalles de las soluciones de los diferentes proveedores, y constituye además, una mejor práctica.
En los procesos de selección de software es fundamental crear y seguir un RFI, y quien no lo haga, probablemente no sabrá que es lo que está comprando. Este artículo define que es un RFI, como obtenerlo y como maximizar el beneficio de su uso en los proyectos de selección de software.
Si esta usted involucrado en el proyecto de selección e implementación de software de su compañía, se habrá percatado entonces, de que tan difícil es este proceso. Desde descifrar que es lo que usted desea que el nuevo sistema lleve a cabo, hasta su puesta en marcha –incluyendo todos los procesos intermedios- la selección e implementación se software no es una hazaña fácil. De hecho, puede ser absolutamente extenuante.
Para empezar su proyecto de selección con el pie derecho, debe usted definir primero todos sus procesos empresariales actuales y luego, los debe documentar. Tan solo esta parte del proceso puede tomar meses. Sin embargo, con la metodología y herramientas apropiadas, el tiempo invertido en esta tarea puede ser reducido enormemente. Si esta usando su propio método para recopilar los requisitos, su lista de procesos empresariales debe ser estructurada de tal forma que le permita a los proveedores compáralas con su producto, y definir si pueden o no satisfacer ciertas funciones. Read the rest of this entry »
Existen miles de libros y documentos en el mercado que hablan de los principios para llevar a cabo procesos de manera “lean.” Como traductora encuentro a diario la palabra “lean” que traducida literalmente al español significa magro. Sin embargo, utilizando la traducción literal se mutila todo el sentido económico de su contenido.
En general hacer un proceso lean, es la tarea de racionalización en términos económicos de los procesos de todos tipos. Lean manufacturing, lean front office son algunos de los temas que hemos presentado en nuestro boletín de noticias. Pero todos tienen en común la búsqueda de partes en los procesos que no agregan valor. En otras palabras, la racionalización se refiere al análisis de todos los pasos de un proceso para hacerlos más eficientes, buscando las partes de este que no son necesarias, que no agregan valor, que no contribuyen o que son una perdida de tiempo. Los sistemas de software empresariales han contribuido en gran medida en la racionalización de los procesos, pues ellos automatizan las tareas y permiten que varias personas en la organización tengan acceso a información oportuna, actualizada y real. Sin embargo, los sistemas de software por si solos no racionalizan los procesos, es necesario que en primer lugar, se utilicen de manera eficiente explotando todo su potencial y en segundo lugar, el factor humano debe estar siempre analizando la mejor forma de usarlos.
Los sistemas para modelado empresarial son un claro ejemplo del beneficio que trae la tecnología en la racionalización de los procesos donde existe un uso intensivo del factor humano. La semana pasada sacamos un artículo muy interesante sobre la racionalización del Front Office, donde se describe como evitar los desperdicios de tiempo y procesos en todas las tareas que tienen relación directa con los clientes. Esta es una invitación a leer un documento corto y conciso sobre el tema. Ir.
CRM y los servicios de la salud:
Para aquellos interesados en la gestión de relaciones con los pacientes, tenemos un artículo nuevo titulado ¿Qué esta impidiendo la reserva en línea de citas médicas?
Allí se analizan los impedimentos comunes, creencias y confusiones que han evitado la automatización de las citas médicas vía el Internet.
Esta semana salió en nuestro boletín de noticias en español, un artículo muy oportuno para la coyuntura económica por la cual pasamos.
Sobreviva la recesión cambiando su perspectiva administrativa es el titulo en español.
He aquí un pequeño resumen sobre su contenido:
En tiempos difíciles tener la información precisa para tomar decisiones es de suma importancia. Igualmente importante es tener la estructura organizacional que permita reasignar los recursos con flexibilidad, para enfocarse en las áreas que son más rentables versus las que no lo son. El articulo que presentamos hoy, expone ideas claras sobre como cambiar el tipo de administración empresarial para optimizar el uso de los recursos disponibles. La solución es una administración por proyectos, pero ¿Qué significa eso? y ¿Cómo lograrlo?
En cualquier ambiente empresarial se presentan casos donde los clientes devuelven mercancías, bien sea por defectuosas, por error al envío, etc.
Si su sistema de software no esta preparado para albergar todas las posibilidades dentro de las devoluciones, este proceso puede terminar siendo un dolor de cabeza para varios departamentos en su empresa. Imagine: El sistema debe ser capaz de rastrear los artículos en reparación, los considerados como desperdicio, los que están de nuevo en el inventario de productos terminados, los costos de estos procesos adicionales, las razones por las cuales se devolvieron los artículos para fines de control de calidad; solo para nombrar algunas posibilidades.
Este artículo es la primera parte de dos. En esta primera parte, el autor expone los diferentes escenarios en el amplio universo de las devoluciones y en la segunda parte, presenta como Microsoft Dynamics AX enfrenta estos retos.
La industria alimenticia al igual que la farmacéutica, tiene regulaciones estrictas que pretenden garantizar la salud pública y las exigencias de los consumidores en cuanto al origen de los productos.
Para lograr la conformidad normativa impuesta por los gobiernos de múltiples países, existen en el mercado sistemas de software que facilitan dicho objetivo.
Tenemos ahora en nuestra hemeroteca, numerosos documentos que hablan de los retos de la industria y de los sistemas que facilitan el proceso.
Si su empresa se dedica a la producción de alimentos no dude en visitar nuestro sitio Web de white papers dedicados al tema.
Una de las costumbres más comunes de los empresarios que buscan un sistema de software para su empresa, es guiarse por las recomendaciones de sus amigos. Sin embargo, y aunque es prudente buscar referencias, sus procesos y prácticas empresariales pueden diferir de las prácticas de otras empresas, y el sistema que funciona para ellas no necesariamente es el óptimo para la suya.
El año anterior se tradujo al español un documento escrito por los analistas de TEC que hoy en día sigue teniendo relevancia. Hoy quisiera volverlo a presentar para aquellas personas que dentro de las PYMES, buscan un software contable. Espero que lo encuentren interesante:
Al decidir participar en actividades medioambientales, las empresas generalmente necesitan ir más allá de lo requerido por las leyes y reglamentos. Se trata mayoritariamente de un compromiso moral tomado por las organizaciones y sus empleados. Esta es la principal razón por la cual integrar dichas motivaciones en las prácticas cotidianas de las empresas resulta sumamente complicado puesto que requiere la transformación de estímulos intangibles en acciones concretas y fáciles de medir. Es por esto que las empresas precisan redefinir sus procesos de negocio para hacerlos menos nocivos para el medio ambiente. Algunos aspectos de la reducción de externalidades negativas pueden ser evaluados como la infraestructura (ambiente tecnológico), el impacto de los productos y/o servicios (producción y consumo responsables) y las prácticas empresariales de las empresas. Así, las empresas cuentan con una gama interesante de alternativas que les otorga flexibilidad que puede llevarlos a tomar mejores decisiones que concuerden con sus estrategias existentes y que puedan ser mejor integradas en sus prácticas. En lo que concierne la conformidad para con las leyes medioambientales, una tendencia interesante se refleja en la infraestructura (hardware), el consumo de energía y la emisión de gases de efecto de invernadero. Es por esto que muchas empresas optan por equipos de mayor rendimiento. Una razón para esto es que los resultados de dichas iniciativas son fáciles de medir (como menores gastos de energía por ejemplo). Sin embargo, estos equipos son de alto costo puesto que requieren de mucha investigación y desarrollo.
Por otra parte, otro enfoque para minimizar el impacto medioambiental son los cambios en los sistemas de producción de las industrias. Un ejemplo interesante (y que es tomado por ISO 14040) es el enfoque sobre el ciclo de vida del producto. Esto permite a las empresas evaluar el impacto medioambiental de un producto desde la extracción de la materia prima usada para hacerlo hasta el reciclaje del mismo, pasando por el uso que el consumidor le dará. Es así que la visión del ciclo de vida del producto se convierte en una herramienta interesante que sobretodo permite a las empresas medir el impacto medioambiental en cada fase de la vida del producto, desde la concepción del mismo, eliminando así las externalidades negativas en la fuente, es decir, antes de que aparezcan.
Finalmente, muchas empresas (especialmente las de servicios que no tienen actividades de manufactura) eligen modificar sus actividades de gestión, al hacerlas de bajo impacto para el medio ambiente. Esto es una práctica incluida en los estándares ISO, puesto que permiten la creación de objetivos que pueden ser cuantificados. Otros ejemplos de iniciativas de minimización de impacto sobre el medio ambiente son los bonos de carbono, la creación de espacios de trabajo sin papel y el uso de edificios de bajo impacto ecológico.
Para muchas empresas, la disminución del impacto sobre el medio ambiente es crucial para su supervivencia. Un ejemplo de sector de actividad que tiene que tomarlo en cuenta son las aseguradoras que tienen que lidiar con crisis medioambientales más a menudo. Esto crea nuevos espacios de negocio que antes estaban dejados de lado. Por otro lado, nuevas oportunidades de negocio aparecen, como consultoría, investigación y desarrollo, empresas de bonos de carbono, etc. Sin duda, el medio ambiente requiere de grandes cambios en las actividades de las empresas, sin embargo, dichos cambios no deben ser percibidos como negativos sino como nuevas oportunidades lucrativas de negocio.
La selección de software se puede dividir en cuatro fases mayores: Investigación, evaluación, selección y postselección.
Una vez realizada la selección, recomendamos la instauración de una estrategia de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software para generar visibilidad sobre los sistemas existentes que conducen su organización, asegurando una perspectiva racionalista y rentable.
Las organizaciones exitosas en llevar a cabo implementaciones de software, normalmente aseguran el cumplimiento de las siguientes metas:
- Identificar las necesidades empresariales y mapearlas dentro de un modelo de funciones y características de software
- Lograr consenso en todo el proceso de selección
- Llevar a cabo un proceso objetivo y cuantificable
- Realizar demostraciones prediseñadas para nivelar el campo de juego
- Elegir el sistema que mejor satisface las necesidades empresariales
Puntos importantes ha considerar
- ¿Tiene usted información detallada sobre las características y funciones de la combinación de sistemas empresariales?
- ¿Puede usted fácilmente identificar las redundancias, vacíos, interdependencias y puntos de integración entre sus sistemas actuales?
- ¿Esta usted documentando las prioridades empresariales y sus procesos en la medida en que se dan cambios, asegurando que tiene una perspectiva actualizada?
- ¿Puede mapear procesos y flujos de trabajo dentro de todas las funciones de sus sistemas empresariales?
- ¿Puede usted realizar decisiones de modernización de sistemas de manera rentable, y basado en las necesidades reales de su organización?
Apoye sus iniciativas de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software.
Una vez haya concluido la selección o implementación del software, la información obtenida puede usarse para apoyar una estrategia general de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software. El acceso a información precisa y detallada permite simplificar la auditoría y mantenerse dentro de las regulaciones gubernamentales de conformidad.
Administrar y mantener información crítica sobre sus sistemas de TI, es una excelente práctica para fortalecer la posición de una empresa en cuanto a futuras preguntas sobre la rentabilidad de actualizar, reemplazar, consolidar o introducir nuevas tecnologías. Usted sólo cosechará los beneficios de un sistema empresarial si continua haciendo seguimiento a la habilidad del sistema para satisfacer las necesidades de su empresa. Recomendamos que haga constante seguimiento a la idoneidad del software, particularmente si su empresa tiene múltiples sistemas.
Cuarta fase: Postselección
Esta es la cuarta y última fase del proceso de selección, compra e implementación de software. Como dijimos con anterioridad, las fases aquí expuestas son un pequeño resumen de los pasos que TEC realiza y recomienda cuando de proyectos de esta magnitud se trata.
Ya que el proceso de implementación es complejo, se puede dar el caso que entre usted y el implementador existan diferencias de perspectivas en varios puntos del proyecto. Adicionalmente, cumplir con el cronograma y presupuesto puede ser un reto.
Los pasos más importantes en esta fase son:
· Seleccionar un director del proyecto de implementación que tenga el carisma necesario para transmitir entusiasmo a todos los usuarios del sistema. De esta manera se evitan los conflictos que el cambio puede generar.
· Revisar cada meta del proyecto de implementación.
· Coordinar los recursos necesarios para mantener el proyecto sobre el camino indicado.
· Auditar el progreso de la implementación contra los servicios y productos prometidos.
· Negociar costos adicionales asociados con incrementos en el alcance del proyecto.
· Monitorear el proceso de implementación.
· Informar a las partes interesadas desde un punto de vista objetivo, sobre el progreso de la implementación.
Su implementación satisfará sus expectativas sólo si usted asegura que todos los objetivos del proyecto se lleven a cabo. El servicio de auditoria de TEC para la implementación asegura que las estrategias y procesos del proyecto contribuyan con los fines de su organización.
TEC puede servir como auditor de la implementación para asegurar que se satisfagan sus intereses en esta fase crucial de su inversión. Nuestro programa le permitirá monitorear, medir e informar sobre el progreso de su proyecto de implementación de forma regular.
No esta demás recordar a nuestros lectores que estas fases de las cuales hemos venido hablando por las dos ultimas semanas, son solo una versión resumida de los procesos que TEC utiliza al ayudar a sus clientes en la selección e implementación de sistemas empresariales.
Tercera fase: La selección
Recuerde que los beneficios de un software empresarial sólo se ven cuando ha realizado una selección adecuada. Usando criterios precisos y relevantes sobre las funcionalidades del software, usted estará mejor informado sobre sus opciones.Con el análisis adecuado, su equipo de selección puede hacer evaluaciones precisas y cuantitativas sobre que tan bien un proveedor puede o no satisfacer sus necesidades. Esto asegurará que usted seleccione la solución de software empresarial más adecuada. Los pasos más importantes en esta fase son:
· Crear guiones y escenarios para las demostraciones de los proveedores, basados en los requisitos empresariales más importantes
· Usar el RFI/RFP para incluir la información de costos del sistema
· Invitar a los proveedores para visitar su empresa. Es importante que ellos sepan como funciona su modelo empresarial.
· Moderar las demostraciones de los proveedores para corroborar que el sistema soluciona sus puntos empresariales críticos. Es importante que usted mantenga el control sobre la demostración ciñéndose a sus preguntas, pero permitiendo al mismo tiempo que el proveedor le muestre las funcionalidades que considera importantes para usted.
· Evaluar las estrategias de implementación de los proveedores.
· Llevar a cabo un análisis de los costos totales de propiedad.
· Identificar la solución que mejor satisface sus necesidades
· Desarrollar una auditoría y reporte sobre la selección
· Obtener la aprobación ejecutiva
· Notificar a los proveedores ganadores y perdedores
· Llevar a cabo una verificación sobre el proveedor basada en referencias
· Negociar el contrato
La semana pasada hablábamos de la primera fase en las mejores prácticas para la selección de software. Ahora hablaremos de la segunda fase. Recuerde que estas son simplemente notas resumidas al respecto.
Segunda fase: La evaluación
Una vez que usted tiene una comprensión general de los diferentes requisitos funcionales del sistema, puede empezar a evaluar a los proveedores de software y crear una lista corta de productos para un análisis más profundo.
Los pasos más importantes de esta fase son:
La recolección y priorización de los requisitos. Transformar las necesidades empresariales y su mapeo a un grupo de requisitos bajo un formato estándarLa transformación de los requisitos en un modelo de decisión. Esto incluye incorporar requisitos específicos de la empresa dentro de una plantilla estándar o una combinación de varias
La publicación de su petición de información (RFI) o petición de propuesta (RFP) basada en su modelo de decisión.
La recopilación de las respuestas al RFP/RFI.
La realización de una clasificación preliminar para disminuir la lista de posibles vendedores.
La validación y el análisis de las respuestas al RFP/RFI.
La reducción de la lista de posibles proveedores para llegar a una lista corta que permita un análisis mas profundo.
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