El día de ayer hablaba con una empresa latinoamericana que estaba lista para enviar su RFP (pedido formal de propuesta) a los proveedores de ERP. Me comentaban que el proceso les había tomado meses de análisis, reuniones con usuarios y proveedores,… y generaron un documento que incluía 300 requerimientos! … Les dije que 300 requerimientos es una muestra pequeña de funciones que un ERP incluye. Solamente el módulo de finanzas de un ERP contiene cerca de 860 funciones y características!

Revisemos el contexto: el ERP se convertirá en el flujo de datos de la empresa, tomará datos del plan maestro de producción, el inventario, las ventas y realizará el mapeo de transacciones hacia la contabilidad, los libros mayores y auxiliares. Mas aún, deseamos que el ERP se encargue de administrar los procesos transversales del negocio, las aprobaciones de presupuesto, órdenes de compras, contratos, gestión del personal, etc.

Frente a esto, me comentaron que el trabajo lo realizaron las diferentes áreas y no les fue posible enumerar un mayor número de requerimientos. Que también involucraron a los proveedores para conocer más detalles y funciones que les servirían en su negocio.

En TEC hemos evaluado productos ERP y enumerado las funciones y características a nivel de detalle. Nivel de detalle? Si, es importante documentar a este nivel lo que se requiere, es decir explicar lo que se desea a nivel de unidad funcional para poder cotejar estos datos con las soluciones de proveedores ofrecen.

Obviamente si se busca el módulo de Gestión de Compras, no basta con preguntar a un proveedor si tienen ese módulo o no. Tampoco basta preguntar si el proveedor puede generar las órdenes de compra o no. Se requiere más detalle! si las órdenes de compras serán enumeradas o no, si se pueden adicionar descuentos en porcentajes o en montos o ambos, si le órden de compra puede tener un campo para notas del proyecto, etc.

Muchas empresas limitan la evaluación de soluciones al nivel de categorias de funciones. Pero que ocurre después? se dan cuenta que la solución no era exactamente lo que pensaron que era, y que por cada nivel de unidad funcional no revisada se encuentran con una espiral de costos adicionales y personalizaciones no planeadas. Resultado: costos exponenciales, retrasos en el proyecto para el desarrollo de funciones que necesitaban pero que la solución elegida no las tiene, usuarios descontentos y obviamente, no lograr el cumplimiento de los objetivos estrátegicos del ERP.

Y por que se limitan sólo al nivel de categorías? Porque nadie sabe lo que no sabe. La captura de requerimientos no es algo que se hace todos los días y es una labor tediosa. Usuarios pueden pasar horas pensando en lo que hacen día a día y que función se puede describir o muchas veces crean funciones que no necesariamente representan una “mejor práctica”.

Muchas empresas latinoamericanas han aceptado el hecho que un ERP contiene miles de funciones útiles para ellos y por esta razón visitan a TEC y adquieren nuestras plantillas de funciones y características que contienen entre 3,000 a 4,000 funciones y características a nivel de detalle.

Que logran con esto? Revisar todo lo que no saben pero deberían saber. En vez de pasar horas creando requerimientos que no existen en el mercado o no es una “mejor práctica”, utilizan las plantillas de TEC para realizar una captura de requerimientos y prioridades de manera metódica, ordenada y objetiva.

Recuerde que algo que no revise hoy podrá convertirse en un dolor de cabeza mañana. Para conocer nuestras herramientas de evaluación ERP puede visitar:

Plantillas RFP