El Boletín de TEC del día de hoy publicó un artículo que habla sobre el proceso de selección de software empresarial (de gestión de recursos humanos, para ser exactos). El artículo está muy bueno y contiene mucha información detallada, pero el autor maneja los términos RFI y RFP (solicitud de información y solicitud de propuesta, respectivamente) de forma distinta a la que usamos aquí en TEC. Dice:

“Tradicionalmente, la etapa siguiente del proyecto implicaría enviarles una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) a un grupo grande de proveedores de software de gestión de recursos humanos. En esta RFP usted incluiría los requisitos de más alto nivel de su empresa para que los proveedores de software la revisen y le notifiquen si están interesados en competir por su negocio.

Este proceso es muy tardado porque hay que esperar a que los proveedores terminen de revisar su lista de requisitos y se pongan en contacto con usted para expresarle sus intenciones. El paso siguiente sería hacer una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) para enviarla a los proveedores que hayan decidido competir por su negocio. Esta RFI tiene que describir sus requisitos a detalle, incluir sus objetivos y sus metas, especificar el periodo en que espera terminar el proyecto y solicitar información sobre la historia del proveedor (sobre la solución que propone, la arquitectura técnica que emplea, el enfoque y la metodología de implementación que sigue, las opciones o los asociados de hosting, las referencias de clientes, los testimonios de clientes y las estrategias de asignación de precios).

Le recomiendo saltarse el paso de la RFP y empezar a ponerse en contacto con los tres o cuatro proveedores de su lista corta que crea que tienen la solución más adecuada a sus necesidades (de acuerdo a la investigación que llevó a cabo). Su objetivo es determinar si están dispuestos a hacer una demostración guiada (y no una demostración estándar). En este tipo de demostraciones, el proveedor tiene que seguir un “guión” (detallado) para la demostración, basado en sus necesidades y las situaciones que usted propone.”

En el proceso que observa TEC, el primer paso es enviar a los proveedores de software una RFI y después se les envía una RFP a los que se haya seleccionado durante la primera ronda. En TEC estamos sabemos que este primer paso de la RFI puede ser demasiado tardado, pues hay que esperar a que los proveedores respondan a todos los criterios que ha establecido la empresa que está buscando aquirir software empresarial, y esto puede tomarles meses. Para evitar eso, TEC creó unas RFI extremadamente detalladas que les ha mandado a los proveedores estas RFI, y ha reunido sus respuestas. Así, les ahorra tiempo a las empresas compradoras en su proceso de selección. Las RFI de TEC tienen la ventaja de que contienen información imparcial; al responder a ellas, los proveedores no están compitiendo por ganarse un proyecto en particular, así que se evita un poco que exageren o que prometan cosas que en realidad no pueden cumplir.

Ahora ¿cómo hace TEC para parear las respuestas de los proveedores con las necesidades específicas de las empresas que están buscando adquirir software empresarial? Esos mismos criterios que TEC les envió a los proveedores, son los criterios a los que las empresas compradoras tienen acceso y a los cuales pueden asignar prioridad, dependiendo de sus necesidades particulares. Entonces, las empresas compradoras entran a los Centros de evaluación de TEC, ven la lista enorme de criterios y le asignan a cada uno la importancia que ellos deseen. Al terminar, TEC establece la correspondencia con las respuestas que le han proporcionado los proveedores y así encuentra los que mejor se adaptan a lo que necesita la empresa.

¿Suena complicado? No lo es tanto, pero definitivamente es mejor verlo en plena acción, así que los invito a que visiten alguno de nuestros Centros de evaluación y hagan la prueba… ES GRATIS.