Hace algunos meses, uno de nuestros consultores recibió un correo electrónico de una empresa latinoamericana que quería revisar su implantación de un sistema ERP. El gerente del proyecto le explicó a nuestro consultor que ya estaban en el segundo año de la etapa de implantación del módulo de finanzas. ¡Después de tanto tiempo ni siquiera habían empezado a implantar los demás módulos!

En TEC sabemos de muchas empresas que han adquirido un sistema ERP y que están atrapadas en una espiral de costos adicionales y retrasos en la implantación. Nuestro consultor también estuvo en contacto con otra empresa que pasó tres años en la etapa de implantación y que finalmente tuvo que contratar un equipo de consultores externos -a tiempo completo- para poder estabilizar su sistema ERP nuevo. Obviamente, fue el cliente quien tuvo que asumir estos gastos.

Hay muchos casos exitosos de implantaciones de ERP, pero ¿por qué hay tantos fracasos, gastos adicionales y retrasos en este tipo de proyectos? Muchas veces, los problemas empiezan durante la etapa de evaluación y selección del sistema. Las razones más comunes son:

• No se definen los requisitos mínimos necesarios para operar el ERP
• Se malinterpretan los requisitos
• No se conocen bien las funciones y las características de las diferentes soluciones ERP
• No se evalúan “todas” las soluciones disponibles en el mercado
• No se alinean las expectativas estratégicas del ERP con el proceso de selección
• No se logran un consenso y una aceptación de la solución ERP a nivel interno

Para que una empresa pueda tomar la mejor decisión en cuanto a la solución ERP que adquirirá, tiene que contar con mucha información de los proveedores y los productos que ofrecen. Pero antes de obtener esa información, tiene que saber con exactitud cuáles son sus necesidades y sus requerimientos. Para ello, el equipo del proyecto tiene que ponerse en contacto con gente de cada área o cada departamento de la empresa que estará involucrado de alguna forma con la solución ERP. Sin embargo, este paso puede ser muy tardado; en la mayoría de los casos, las empresas sólo llegan a unos 100 ó 200 requerimientos.

TEC tiene plantillas predefinidas que contienen criterios que se traducen en requerimientos para ERP, es decir, las funciones y los atributos que los usuarios esperan que tenga una solución de este tipo. Según nuestro consultor, “las empresas en Latinoamérica han empezado a tomar conciencia del nivel de desarrollo y la complejidad de las soluciones ERP existentes. Por ello, muchas de ellas adquieren nuestras plantillas predefinidas de requerimientos para ERP, que los ayudan a hacer una revisión completa y metódica de las funciones y características [de las soluciones] en un momento oportuno de su evaluación”. Nuestras plantillas hacen gran parte del trabajo por la empresa; lo único que ésta tiene que hacer es revisarlas y asignarles prioridades a los criterios que contienen.

El siguiente paso es la investigación que llevará a una primera selección, pero hablaremos de ella otro día. ¿Tienen preguntas o comentarios para nosotros? Ya saben dónde encontrarnos.