En la primera parte de esta serie, Sistemas de Soporte a Decisiones, los cuatro elementos… (1a Parte), hablamos acerca de las características básicas de los sistemas de soporte a decisiones (DSS, por sus siglas en inglés). En esta ocasión he decidido tomar un ejemplo para mostrar de manera práctica estos cuatro elementos, en el caso de TEC. En Technology Evaluation Centers (TEC), una de las cosas más importantes que hacemos es ayudar a las organizaciones a seleccionar la mejor herramienta de software de acuerdo a sus necesidades.
En la entrada anterior mencionamos que los DSS deben contar con cuatro elementos básicos para garantizar una mejor evaluación orientada al apoyo en la toma de decisiones. A continuación detallaré uno a uno dichos componentes y describiré de qué manera están representados estos componentes en TEC:
1. Un depósito de datos, o repositorio de información. A lo largo de varios años, TEC ha recolectado información respecto a las características funcionales y técnicas que caracterizan a diversas soluciones de software empresarial, desde ERPs hasta proveedores de Outsourcing, CRMs, BI, etc. Esta lista de características concentra la funcionalidad completa de cada aplicación. A esta lista se le conoce como RFI (request for information, petición de información).
Una vez creada esta lista o RFI, le pedimos a los proveedores de software que completaran dicho documento para poder obtener la información relativa a las características funcionales de cada producto de software. Todos estos RFI están clasificados por categorías de acuerdo al tipo de solución y en la actualidad, la lista de proveedores que completan el RFI sigue creciendo. Esta información es la valiosa materia prima que nos permite tener una extensa base de conocimiento respecto a las características funcionales de las aplicaciones empresariales. (Vea el escaparate de proveedores).

2. Una metodología. Ya con estas bases de conocimiento en su lugar, hace falta una metodología que defina los pasos para utilizar este depósito de datos y desarrollar la evaluación de la mejor manera. TEC cuenta con un modelo o metodología propios para el desarrollo de cada una de las fases de evaluación de un producto de software. Desde la recolección de requerimientos, hasta la evaluación final y el análisis detallado de los resultados.

3. Una herramienta o aplicación.  Con la información y la metodología apropiada, TEC cuenta con la herramienta que hace las veces de interfaz con el usuario y realiza además las tareas automáticas de análisis. eBestmatch es la aplicación que permite llevar a cabo la parte automática del análisis para ayudar a definir cuál es la mejor herramienta de software disponible para X ó Y organización.

4. Los trabajadores de la información. Con todo lo anterior en su lugar, el activo más importante para cada evaluación es sin lugar a dudas la gente. El colocar al personal adecuado en el lugar adecuado para una evaluación como apoyo a la toma de decisiones es fundamental para aumentar la probabilidad de éxito al tomar una decisión. Por lo general, este tipo de análisis requiere una combinación de experiencia en este tipo de evaluaciones por parte del personal adecuado y claridad de los requerimientos por parte del usuario final. Es necesario contar con las personas que conozcan las 5 Ws (what, when, why, where, who), y además que haga uso apropiado de la metodología y de las herramientas disponibles.

Con este ejemplo quiero mostrar de manera práctica los cuatro elementos fundamentales de todo sistema DSS y la forma en que se aplican estos elementos para incrementar la efectividad al momento de conducir una evaluación que apoye a una decisión, en este caso, para la evaluación de un sistema de software. Muchas herramientas de BI están precisamente hechas para llevar a cabo este tipo de evaluaciones mediante el uso de tableros de control (dashboards), scorecards y otros elementos novedosos. Tenga siempre en cuenta estos cuatro principios fundamentales al llevar a cabo un estudio o evaluación y recuerde que la última decisión siempre será la suya.
Le agradezco sus comentarios, y responderé tan pronto como pueda.