El año pasado, conocí un analista de otra firma, y le pregunte qué pensaba de las soluciones de ingeniería bajo pedido o producción por cotización (Q2O, por sus siglas en inglés), dada su relevancia en la conferencia a la cual estaba asistiendo.  No me sorprendió mucho su respuesta, la cual fue “este tipo de aplicaciones no tiene futuro.” La conversación no llego muy lejos dado el corto espacio de tiempo, pero puedo imaginar que su razonamiento era algo como: muchas actividades del área de la cotización de pedidos pueden ser realizadas por otros sistemas, eliminando la necesidad de tener otro sistema adicional (si hay una buena integración entre los existentes), para evitar que el panorama de sistemas empresariales sea más complicado de lo que ya es.  Ciertamente, esta declaración puede ser verdadera si existe una buena integración.  Sin embargo, la verdad es que la integración que tenemos hoy en día entre varios sistemas de información, está lejos de la perfección.  Demos una mirada a la realidad de los procesos de las empresas que trabajan por cotización.

En un ambiente de trabajo real, los profesionales de ventas pueden tener herramientas (independientes o como parte de su sistema para las relaciones con los clientes, CRM) para realizar sus actividades de cotización.  Estas herramientas pueden ser útiles para crear un bello documento de cotización. Sin embargo, lo que realmente importa en la calidad de la cotización es la precisión de la información que se entrega al posible cliente.  Más específicamente, una buena cotización debe presentar la información correcta sobre el producto/servicio según los requisitos del cliente y lo que la empresa está dispuesta a ofrecer.  En la mayoría de los casos, la información sobre el producto es producida por otro grupo de personas (normalmente conocidos como departamento de creación de productos o algo similar) quienes utilizan sistemas diferentes a los del personal de ventas.  Dado el acelerado paso en el desarrollo de productos, confiar en una guía impresa, hojas de cálculo, o incluso actualizaciones por lotes como fuentes de información, lleva el riesgo de la inexactitud en la cotización.  

La inexactitud de la información no es el único problema dentro de los procesos de cotización.  A pesar de que una cotización representa lo “perfecto técnicamente” (como la correcta configuración del producto), puede diferir de lo que es comercial y operacionalmente posible.  En teoría, la información de producción, compras e inventario deben tener un rol en la creación de una cotización.  Sin embargo, en la práctica, los términos de entrega están determinados dependiendo de la experiencia o de una regla general.  De hecho, en muchas organizaciones, solo unos cuantos saben del llamado “conocimiento tribual o de tribu” de todas las reglas, impedimentos, etc., sobre lo que se puede o no fabricar y entregar, además de las posibles dificultades.  

La falta de conexión entre la cotización y la orden es otro problema dentro de los procesos de cotización.  Cuando la cotización y las ordenes son administradas por diferentes grupos de personas, la cotización final debe ser entrada (o en el mejor de los casos, importada) al sistema que controla la producción y la entrega.  Esta actividad sin valor agregado no solo consume recursos, pero abre la puerta para cometer errores.

En el caso de una empresa que vende vía distribuidores o revendedores, la situación solo se puede complicar.  

Sin lugar a dudas, la integración de dos sistemas (como la gestión del ciclo de vida del producto, PLM y el sistema para la gestión de relaciones con los clientes, CRM; o CRM y planeación de los recursos empresariales, ERP; o PLM y ERP) es un método para evitar dichos problemas.  Sin embargo, existe un pequeño grupo de soluciones de software (conocidos como soluciones para la configuración de precios, cotización o ingeniería bajo pedido (Q2O o CPQ) que toman una perspectiva especializada (presione aquí para ver una lista de soluciones Q2O).  Las soluciones Q2O utilizan los procesos de Q2O como sendero principal para la integración de las actividades relevantes y almacenar la información necesaria en un solo lugar.  Adicionalmente, algunas soluciones también contienen funcionalidades como documentación de cotizaciones, administración de la información de productos (también conocida como gestión de la información maestra, MDM para la información del producto), y funciones para el comercio electrónico (procesos de compras en línea: listas de compras, guardar y continuar luego, etc.) las cuales no están necesariamente asociadas con un sistema ERP o CRM.

A pesar de que la voz de las soluciones Q2O es relativamente débil dentro de la gama de soluciones empresariales, creo firmemente que estas soluciones tienen espacio para crecer dada su perspectiva y las utilidades que pueden ofrecer.  BigMachines, Webcom y FPX (conocido como Firepond) son todos proveedores de Q2O por medio de SaaS, los cuales han tenido un crecimiento del 50% anual, demostrando que existe una necesidad en el mercado.   De pronto las funcionalidades Q2O serán eventualmente incluidas por los proveedores de ERP, CRM o PLM, pero la necesidad y el mercado están allí. La próxima frontera en el área de soluciones Q2O será la verticalización del mercado (Q2O para minoristas, aseguradoras, etc.) así como aprovechar la inteligencia empresarial (BI) y el análisis predictivo para discernir cuál producto variantes/opciones son los más rentables, cuáles se venden mejor en ciertos segmentos geográficos, la racionalización de los números de referencia de los productos y sus componentes, etc.” según P.J. Jakovljevic, el analista principal de TEC.   

Para mayores informes sobre las tendencias y necesidades del mercado de soluciones Q2O, puede leer el artículo The Complexities of Quote-to-order and Possible Solutions (inglés) y avanzar desde allí.  

Para ayudar a los usuarios a evaluar soluciones Q2O, TEC lanzó recientemente un centro de evaluación para Q2O con detallados criterios desarrollados por P.J. Diríjase al centro de evaluación de TEC para Q2O si está interesado en mejorar su rendimiento en Q2O.

Traducido del inglés por Claudia Gómez.