El mes pasado escuche varias conversaciones sobre la importancia de elegir la herramienta apropiada para reportes cuando se está instalando una solución de inteligencia empresarial, BI.  He aquí algunas de las preguntas que salieron de la conversación: ¿Qué tan relevante es la herramienta para reportes en el despliegue de una solución BI completa? ¿qué tipo de herramienta de reportes debería elegir para el despliegue de un sistema BI? Elegir la herramienta adecuada puede no ser tan simple y fácil como parece.
Algunos consultores y desarrolladores de sistemas BI consideran que cuando todas las piezas básicas, dígase el almacén de datos (data warehouse), el flujo y los servicios de análisis; han sido instalados, la herramienta de reportes pasa a un segundo plano y tiene menos relevancia en el ciclo de manejo de información.  Habiendo instalado todas las bases, usted puede trabajar con las herramientas estándares de reportes y generar todos los reportes necesarios con información confiable.  Personalmente, no estoy de acuerdo con esta idea.  Muchas veces he experimentado el dolor, e incluso el fracaso de un proyecto, dado el hecho de que durante su planeación, la herramienta de reportes no fue considerada tan importante como el resto de componentes del sistema BI.
La información de nuestra base de datos muestra que la mayoría de proveedores que tenemos allí, tienen una gran cantidad de habilidades para reportes (por encima de las soluciones promedio).  La gráfica que presentamos a continuación indica el nivel de apoyo (según el promedio ponderado) para las habilidades de reportes (derivadas de nuestra base de datos de BI).

Fig. 1. De acuerdo con nuestra información, la mayoría de los proveedores tienen fuertes capacidades en cuanto a reportes, por encima del promedio.

¿Es realmente importante el paquete completo?
La primera razón por la cual considerar la herramienta de reportes como parte fundamental de la solución general de BI, es simplemente que ella es la capa de presentación del sistema.  El dicho popular que reza: “de la vista nace el amor” rescata la importancia de la apariencia.  No me mal interpreten, la belleza no solo viene en colores y formas, pero además en marcos de información y posicionada en el lugar indicado, puede ayudar en el proceso de toma de decisiones.  Adicionalmente, usted no quiere lidiar con una herramienta para reportes que no puede satisfacer su imagen corporativa o que tiene pobres recursos visuales.
La segunda razón es que en ocasiones cuando se selecciona una herramienta para reportes, usted debe tener en cuenta todas las necesidades para las regulaciones tanto internas como externas, así como la conformidad normativa con la cual debe cumplir durante los procesos de reportes.  Si este es su caso, usted necesitara una seleccionar una solución para reportes que le ofrezca todo, o por lo menos los estándares de reportes más importantes para su organización, como NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) o cualquier otra regulación.

Clasificación de reportes

Considere además, qué tipo de reportes o informes deben ser generados desde su solución BI:
-    Reportes administrativos (estratégicos): son utilizados para tener una perspectiva sobre el rendimiento empresarial, la estrategia y la información de mercadeo.
- Reportes empresariales (analíticos): reportes periódicos utilizados en el análisis de ventas, clientes y la entrega de servicios o productos, etc.
- Reportes operacionales: estos son reportes para revisar información de inventarios, gastos, cuentas por pagar, etc.
Estos informes tienen una gran influencia al momento de considerar una herramienta de reportes ya que ellos están además relacionados con el número de usuarios que utilizan la herramienta de reportes.  Es importante tratar de establecer una lista de pros y contras sobre todas sus necesidades de informes, basada en la profundidad o tipo de reportes que usted estará generando.

Fig. 2. Relación general entre el tipo de reporte y el número de usuarios

Las características visuales son factores importantes, pero la habilidad de fortalecer a los usuarios con herramientas y recursos de auto-servicio es también importante.   Hoy en día, los analistas y quienes toman las decisiones requieren de la habilidad de realizar análisis por sus propios medios.  Permitiendo a los usuarios desglosar los datos, tener interacción con los datos y utilizarlos directamente aún si vienen de fuentes diferentes, puede definitivamente jugar un papel importante cuando se debe definir cuál es el tipo de herramienta para informes que uno desea para su organización.
Pero el uso de este tipo de habilidades tiene mucho que ver con la filosofía corporativa de la organización.  Algunas organizaciones todavía confían fuertemente en los diseños comunes de reportes en papel, mientras otras confían en las herramientas de análisis en pantalla, como los tableros de control y otras herramientas de análisis visual como scorecards o procesos analíticos en línea (online analytical processing, OLAP).
Elegir la herramienta para reportes adecuada es importante para dotar a los usuarios con las herramientas que realmente necesitan para realizar sus tareas diarias.
Ello requiere de mucho trabajo para hacerle funcionar.
Hasta el momento, no he conocido un usuario que se alegre con la idea de dedicar un sin número de horas a realizar un informe ejecutivo.  Los usuarios de los reportes, como me gusta llamarles, son personas que deben  trabajar siempre con cronogramas muy apretados.  De forma tal, que necesitan una herramienta para reportes de fácil uso que les simplifique la vida.
La facilidad de uso contribuye a que una organización gane productividad (rapidez en desarrollo, mejorar la apariencia visual, etc.).  Pero aún cuando el concepto de “facilidad de uso” es considerado como “la regla de oro” en la decisión sobre que aplicación de reportes o solución de BI elegir, ello puede tener significados diferentes dependiendo del tipo de organización que esta eligiendo una herramienta de reportes.

Mi regla de oro es: considere las posibilidades de reportes que son importantes para usted y priorícelas junto con sus usuarios.  Algunas de las principales posibilidades a considerar son:
•    capacidades de reportes complejas como el desglose de los detalles de la información, la apariencia del formato y mas;
•    habilidades especificas de reportes como los informes financieros, informes de referencias cruzadas, cumplimiento con regulaciones especificas (como XBRL, etc.);
•    la integración con otros grupos de herramientas BI;
•    capacidades de análisis como los cubos OLAP, análisis predictivo; y
•    otras características avanzadas como las alertas, distribución avanzada de reportes, etc.

La lista anterior no es exhaustiva y puede crecer al incluir criterios funcionales específicos.  Es importante establecer por lo menos una lista de tres o cinco prioridades para su organización.

En suma               
La selección de una herramienta para reportes puede ser un asunto crítico cuando se desea implementar una solución BI en una organización.  Al fin y al cabo, los reportes son material del usuario, por lo tanto es importante cumplir con los requisitos del usuario final, de la organización y de la normatividad.
Le doy la bienvenida a sus opiniones y por favor deje sus comentarios a continuación.