Tiene una cita con un consultor. La cita es para la organización de la capacitación en un nuevo sistema o de pronto para la actualización o ampliación de un sistema existente. Existen varias técnicas que le permitirán obtener la ganancia máxima y ellas comienzan mucho antes de ver a su consultor.

He aquí un escenario: usted esta satisfecho con los informes que presenta su sistema de software sin modificaciones, pero le gustaría sacar mejor provecho de ellos. Le podría pagar a su proveedor para que le cree informes adicionales, sin problema alguno. Sin embargo, esto no tiene mucho sentido desde el punto de vista financiero, especialmente si usted desea varios informes nuevos y sus requisitos pueden cambiar con el tiempo. Por lo que esta se puede convertir en una propuesta muy costosa que genera dependencia. En su lugar, ¿por qué no contratar un consultor para que venga a sus instalaciones por una semana y capacite a sus empleados en el modelado de datos de la aplicación? Esto involucra un desembolso inicial de efectivo mas alto, pero en el largo plazo tiene una mayor solidez a nivel fiscal, y usted podrá crear rápidamente varios informes diferentes sin incurrir en grandes costos cada vez que cambian sus necesidades.

Pero ¿cómo asegurar que usted está recibiendo el máximo valor de esta inversión? Existen algunas consideraciones livianas y de peso para tomar en cuenta. Y si trata bien a su consultor, logrará anotarse un buen punto.

El paso mas obvio pero frecuentemente omitido es determinar sus necesidades. ¿Qué tipo de información desea en sus informes? ¿Cómo desea agrupar, subtotalizar, ordenar sus datos? Durante la fase de planeación, debe usted hablar con el proveedor sobre los resultados que usted desea ver. Después de todo, algunos datos no se pueden relacionar en la base de datos ya que ésta no fue diseñada para ello. Solo imagine la frustración de pasar una semana con su consultor para descubrir al final que lo que usted desea nunca fue posible. Una buena forma de asegurar que no esta dejando de lado ningún detalle, es hacer un bosquejo de los informes que desea recibir. Este ejercicio le ayudará refinar sus requisitos. Envíe estos bocetos al administrador de su cuenta por parte del proveedor con sus requisitos, para validarlos antes de pensar siquiera en tomar la pluma para escribir un cheque.

El próximo paso lógico: identifique el grupo que recibirá la capacitación. Normalmente se piensa que se debe incluir el mayor número de personas posible en este tipo de sesiones, especialmente cuando se esta pagando una gran cantidad de dinero por el tiempo de un experto. Pero con demasiados participantes su capacitación puede perder el enfoque. Si su consultor termina arrastrado en múltiples direcciones, podrá desencarrilar fácilmente todo el proceso. Si involucra muy poca gente, puede terminar no logrando la profundidad necesaria para diseminar efectivamente la capacitación en la compañía y conservar el conocimiento impartido, en el caso de cualquier eventualidad.  Es clave elegir la audiencia correcta.

Entonces usted sabe lo que quiere y sabe quien lo debe hacer. Ahora es el momento de pedir al administrador de su cuenta con su proveedor, un detalladlo plan de trabajo. El administrador de su cuenta utilizará muy probablemente un texto estándar o plantilla para el plan de trabajo. Es muy importante revisarlo y asegurar que todos los aspectos específicos de su acuerdo están incluidos. Es posible que usted y su proveedor están de acuerdo sobre lo que debe suceder, pero la relación con su consultor esta un poco desorganizada.  Es muy probable que su consultor este trabajando igualmente otros proyectos y no haya tomado parte en sus conversaciones. Además de sus requisitos para capacitación en modelos de datos, el consultor probablemente no sabe de sus necesidades especificas. Las instrucciones del proveedor enviadas por correo electrónico pudieron haber omitido uno o dos detalles. Pero si esta deletreado en el plan de trabajo, entonces estará claro para todos los afectados. Si usted había creado un boceto, es en este momento cuando empieza a generar ganancias.

En mi experiencia como consultor, normalmente recibía los detalles del proyecto, incluyendo el plan de trabajo, media semana antes de que el proyecto tuviese lugar. Un plan de trabajo adaptado deberá presentar una idea clara sobre la dirección que la capacitación deberá tomar, ayudar a estructurar la tabla de contenidos en gran detalle, e identificar los temas que solo requieren una revisión general. Sin embargo los bocetos deberán proveer un ejemplo concreto sobre lo que se debe lograr. Luego, pudiese incluso preparar unos fragmentos de código como ayudas didácticas. El consultor se puede apoyar en estos bocetos para enseñar. Así, los objetivos de la sesión estarán mejor enfocados y el progreso es monitoreado mas fácilmente. El final de la semana de trabajo su personal no solo tiene mayores conocimientos sobre el modelado de datos; pero gracias a su personal sus informes son mas funcionales y ahora esta armado con las herramientas para hacer frente a cambios adicionales a dichos informes.

La última cosa por hacer es tener cuidado con algunos detalles antes de que el consultor llegue. Esto puede parecer demasiado obvio, pero he pasado por situaciones donde se omiten y la primera mitad del primer día termina improductiva y llena de frustraciones.

• Asegure que todos los involucrados tiene un salón con una buena red de conectividad
• Tenga un proyector disponible
• Asegúrese de que alguien conozca la contraseña para su base de datos
• Verifique que el consultor tenga disponibles todos los recursos necesarios: red, impresora, tarjeta llave para entrar, etc. (una vez me quede por fuera del edificio ya que yo no sabía que la puerta tenía un seguro magnético y el cliente olvidó decírmelo/darme una copia de la tarjeta llave.)   

Algunas otras consideraciones para tener en cuenta pueden ser cuestiones prácticas como dar con el consultor una visita rápida a las instalaciones para enseñarle donde están ubicados los servicios sanitarios, la cafetería y cosas por el estilo. Indíquele unas cuantas buenas opciones cercanas para almorzar y cenar.

Es muy probable que su proveedor tenga establecidas políticas de viaje con respecto a viáticos. Si su consultor decide viajar la noche del domingo para evitar las congestiones matutinas, puede ser mejor. No creo que le gustase levantarse a las 4:00 de la mañana y lidiar con el circo de la seguridad aeroportuaria, volar y luego conducir a un sitio desconocido para trabajar todo un día. O en el caso de los vuelos transcontinentales de occidente a oriente, en lugar de viajar en la noche del viernes, salir el sábado en la mañana. El costo de una noche extra se compensa en el 99% de los casos por la disminución en el costo del vuelo. El punto es que su consultor es humano y es muy probable que este viajando 40 semanas por año. Son pequeños detalles como este los que hacen mas soportable la vida en el camino.

Algunos de estos aspectos pueden parecer increíblemente obvios. Sin embargo, he estado en situaciones donde estas consideraciones no fueron tenidas en cuenta. Ninguno de los contratos se desencarrilaron por no haber pensado en ellas, pero no se maximizó su eficiencia. ¿Por qué avanzar en la delantera simplemente cuando puede anotarse un gol? Los consultores están orgullosos de su trabajo y quisieran que usted aprovechase al máximo su experiencia. Si es usted claro sobre lo que desea sacar del contrato, en términos concretos, entonces podrá cosechar muchos mas beneficios que si existe ambigüedad en la ecuación.