Las organizaciones no compran grandes sistemas de software todos los días. Mientras que los proveedores de software se dedican constantemente a promover los beneficios de sus sistemas, los compradores no tienen necesariamente el conocimiento y experiencia para distinguir la buena de la mala yerba.

Afortunadamente existen consultores dedicados a poner su conocimiento en la industria de informática al servicio de los compradores.  Estos consultores le dotan con una orientación imparcial e la información necesaria para nivelar el campo de juego y posicionarle en el sendero indicado para tomar una decisión bien informada.

A continuación presentamos cinco razones específicas para tener en cuenta un consultor de servicios de selección cuando se enfrenta con una adquisición de software importante.

1.   Seleccionar el sistema más apropiado para satisfacer sus requisitos
Este es el beneficio más importante que le puede aportar el consultor y el objetivo final del ejercicio. Los consultores especializados en selección le pueden dotar con personal, información, métodos y herramientas para orientar al personal de la empresa  hacia una decisión bien informada y certera.

2. Encontrar una forma de involucrar a los usuarios importantes en el proceso de selección
La adquisición de un sistema de software importante es realmente un proceso empresarial en lugar de un proceso de TI. Tenga en cuenta que participantes importantes en todas las áreas de la organización se verán afectados y pueden agilizar o estancar la adquisición.  Al identificar e involucrar representantes importantes en todas las áreas afectadas, creará el consenso necesario para el éxito de la implementación y operación. Los consultores especializados en selección le dotan con medios claros y estructurados para involucrar a estos usuarios clave, de forma que puedan proveer una contribución real sin afectar demasiado sus actividades diarias.

3. Educar a los usuarios importantes en cuanto a lo que ofrece el mercado
Definir requisitos puede ser complicado. Preguntar a los usuarios importantes altamente competentes en sus áreas, puede darle una buena idea de los procesos empresariales presentes y algunos puntos problemáticos, pero no garantiza incluir  las áreas importantes y los requisitos necesarios en su visión de largo plazo.
Los consultores de selección pueden dotarle además con la información sobre lo que ofrece el mercado. Es más fácil para los usuarios poder revisar las características existentes e indicar simplemente lo que esa absolutamente necesario, lo deseable y lo irrelevante. Este proceso puede ampliar notablemente el alcance del ejercicio de recopilación de requisitos y disminuir la posibilidad de olvidar elementos importantes.

4. Establecer un mejor control sobre el ciclo de venta
Los consultores aportan sus conocimientos en la industria y la experiencia en la realización de muchos proyectos de selección y adquisición de software. Ellos pueden ayudar a los compradores con las mejores estrategias para lograr un buen precio por su sistema, además de negociar un contrato de servicios profesionales que incluya las necesidades del comprador y asegure que los recursos asignados tienen un buen soporte. Los compradores, con la ayuda del consultor, pueden sentir la seguridad de saber cómo enfrentar a los proveedores y obtener la mejor oferta para su organización.

5. Establecer las bases para el éxito de la implementación
La adquisición del sistema es solo uno de los múltiples pasos necesarios para disfrutar los beneficios de un buen sistema de software. La organización debe primero decidir que dicho sistema es necesario y que este contribuirá significativamente con el éxito continuo de la organización. En segundo lugar, la organización debe elegir y adquirir el sistema más apropiado. Luego, debe instalar e integrar el sistema dentro de la organización. Esta integración e implementación dependen en gran medida de una  configuración correcta, la participación del usuario y la capacitación de los mismos. Esta participación se puede incrementar considerablemente cuando el proceso de selección es claro para todos y cuando la decisión final fue compartida o por lo menos comprendida por todos.
Traducido del inglés por Claudia Gómez