Todos desean que sus negocios crezcan, que sus operaciones se amplíen dentro de un territorio o país y que, eventualmente, traspase las fronteras del país o continente. Sin embargo, la expansión conlleva una gran cautela en lo que respecta a las aplicaciones de sistemas empresariales. De hecho, la diferencia en el ambiente empresarial puede afectar no solo la estrategia corporativa de negocios, pero representar una barrera para la estrategia organizacional de ampliación de software y en general, las decisiones estratégicas sobre tecnologías de la información (TI). Tales asuntos ocultos deben ser investigados con anterioridad para poder realizar los cambios y ajustes necesarios para sus planes de crecimiento.

Las empresas deben tener en cuenta varios aspectos en el momento de planear su expansión. Aquí hemos identificado cuatro tipos posibles de problemas que tienen impacto directo sobre las decisiones corporativas de software y TI.

Infraestructura técnica

Uno de los problemas más obvios relacionados con software al cruzar las fronteras políticas son las diferencias en las infraestructuras técnicas. De hecho, es de suma importancia la capacidad y confiabilidad de las redes de comunicaciones, los parámetros del ancho de la banda (bandwidth) y la prevención de problemas. Sin embargo, en algunos países es de gran valor saber cuáles son las tendencias en cuanto a las estrategias de desarrollo y propiedad, privacidad de la información y prácticas de seguridad, además de otras prácticas sobre la aplicación de la ley.

Debido a su gran simplicidad y disponibilidad global, la computación en nubes puede ser una proposición muy atractiva para el apoyo técnico de una empresa en expansión, pero además de las cuestiones normales sobre hardware e infraestructura, existen otras que pueden ser legales locales y otras consideraciones que pueden no ser un factor a considerar en el país de origen de la compañía.

Por ejemplo, las autoridades de algunos países pueden inesperadamente determinar que, dígase, la información financiera y la información sobre impuestos debe ser almacenada a su alcance y se pueden dar el caso de que existan requisitos locales para mantener la información dentro del país. Tales condiciones pueden mermar el potencial de las ventajas de utilizar las aplicaciones basadas en las nubes y es muy posible tener que terminar revisando la estrategia original.

Problemas en la conformidad normativa

A donde quiera que vaya, los requisitos para la conformidad serán diferentes; entonces, sus sistemas de software deben poder manejar los requisitos o apoyar la integración con sistemas de terceros locales.  Los requisitos contables son un buen ejemplo de ello, pero no es el único. Las Normas Internacionales para la Información Financiera (NIIF) y los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) son marcos de trabajo en lugar de normas rígidas, entonces los requisitos e implementación de una estructura contable específica puede ser muy diferente de una jurisdicción a otra.

Por ejemplo, en Rusia y en algunos otros países, se determina un diagrama de cuentas fijas y obligatorias por el ministerio de finanzas pertinente, es un registro limitado de todas las posibles transacciones contables que la compañía puede utilizar en su contabilidad. Entonces, para poder alinear dicho modelo contable con otros sistemas ERP europeos o norteamericanos es posible bien sea, hacer modificaciones al sistema existente o integrarlo con un sistema contable local (con todos los retos que ello trae en cuanto a sincronización). En cualquiera de los casos, se deberán tomar decisiones adicionales.

La historia es similar en lo que respecta a los sistemas para impuestos locales o regionales, los cuales pueden ser muy variados. Puede ser algo tan simple como procesar el impuesto al valor agregado (IVA) -el cual no se aplica en Norte América pero es común en Europa- o la gestión de impuestos particulares sobre el consumo interno. Incluso, el método para calcular el impuesto sobre las ganancias puede variar. Esto es todo, sin contar con la confusa e intrincada legislación de impuestos que cambia a tal ritmo que incluso los residentes tienen dificultades en seguir.

Los procesos empresariales

A pesar de que a nivel general la mayoría de los procesos como el abastecimiento, fabricación, gestión del inventario y contabilidad parecen similares, todos estos pueden ser substancialmente diferentes cuando se les mira en profundidad y es muy probable que su sistema ERP actual no haya sido diseñado para incluir requisitos específicos dentro de estas áreas.

Primer ejemplo. En China, usted está obligado a utilizar un sistema de facturación de propiedad del gobierno para emitir y registrar todas las facturas que la empresa genera. En este caso, no sirve de nada modificar su sistema ERP o sistema contable; su única opción es integrar su sistema con el sistema de facturación local. Esta tarea pudiese ser especialmente entretenida si usted está utilizando un sistema ERP global que no es chino y que está basado en la nube.

Segundo ejemplo. En Rusia, se debe producir, firmar y enviar al departamento de contabilidad una pila de documentos físicos en un formato aprobado por el gobierno para simplemente transferir materiales de una bodega a otra o para enviar materiales a producción. Estos documentos son estrictamente exigidos en Rusia, pero no se requiere en ningún otro lugar. La única forma de acomodar este requisito es modificando su sistema actual o comprando un sistema que trae esta funcionalidad.

Incluso ciertas pequeñas diferencias en el manejo de los procesos empresariales pueden ser difíciles de acomodar dentro de un mismo sistema ERP para toda la compañía, bien sea en sitio o en la nube y esto debe ser investigado en la fase de planeación de la expansión empresarial.

Asuntos culturales

Dependiendo del área de operaciones, existen asuntos culturales que pueden afectar el tipo de sistema que está usando o planeando comprar, así como la forma como lo adquiere.

Por ejemplo, en Rusia ninguna empresa comprará un importante sistema, como un ERP, sin haber tenido varias reuniones en persona con los ejecutivos más importantes de la empresa proveedora de software, hacer amplias verificaciones de las referencias, etc. La confianza y la credibilidad son asuntos serios en Rusia y de allí que las soluciones en la nube no son muy populares, aunque están disponibles y son promovidas enérgicamente.

En algunos países existe más corrupción que en otros, de allí que los pagos escondidos de muchos tipos pueden ser un gasto adicional de hacer negocios; los mercados de software no necesariamente estarán exentos de dichas prácticas.

El idioma es otro asunto cultural de peso. Aunque algunas personas no tienen problemas en cuanto al idioma de su sistema, algunos países tienen sus requisitos específicos. El idioma de su sistema de software puede ser otra barrera importante para la adopción de parte del usuario, especialmente en combinación con el uso de términos, normas y definiciones que pueden variar entre países o que incluso, no existen en ciertas regiones. Eventualmente usted se puede ver forzado a hallar una solución que no solo esté totalmente traducida a su idioma, pero que esté totalmente adaptada para la región.

Entonces, ¿cómo se puede preparar?

He aquí algunos consejos simples que le pueden ayudar a expandir y diversificar su negocio por medio de la toma de las decisiones adecuadas y la selección e implementación de software exitosa en otros países y regiones.

•    Conozca en lo que se está metiendo. Investigue con anterioridad sobre los requisitos locales, las prácticas empresariales y las normas culturales de negocios. La investigación le ayudará a:

• Planear con anticipación sus requisitos empresariales
• Determinar el momento para modificar los sistemas existentes para apoyar requisitos locales y cuando deberá en su lugar elegir e integrar otro sistema local
• Manténgase dentro del cronograma estipulado, por ejemplo, anticipando problemas de integración o modificando su sistema actual para evitar los contratiempos más adelante

•    Trabaje con los expertos locales (revendedores, consultores, etc.) o expertos internacionales que conocen los requisitos locales
•    Prepárese para cambiar procesos empresariales, realizar inversiones adicionales, incurrir en costos adicionales y mantener libros extra (uno para su sistema contable principal y otro regionalizado para las autoridades de impuestos locales), etc.
•    Tenga en cuenta una actualización antes de la expansión internacional. Si sabe con suficiente tiempo que quiere llegar a otras regiones, usted puede reemplazar su sistema de software antiguo con un sistema creado para empresas internacionales.

Traducido del inglés por Claudia Gómez