El rápido desarrollo de las tecnologías de la información y todas las áreas de software empresarial han generado grandes posibilidades que antes no estaban disponibles o eran inimaginables para las empresas y otras organizaciones. El efecto positivo de la adopción masiva de los sistemas empresariales es claramente visible y bien conocido, pero este no será el tema que abordaremos aquí. Sin embargo, también existen consecuencias negativas.

En la realidad, las empresas se han vuelto tan dependientes y congestionadas con aplicaciones de sistemas empresariales, que con frecuencia no son capaces de funcionar sin las plantillas de las aplicaciones de software y sus llamadas “mejores prácticas”. Por otro lado, aunque los sistemas pueden resolver ciertos problemas empresariales, en su proceso pueden crear otras restricciones y limitantes para las compañías.

Los sistemas de software empresarial tienen limitantes inherentes

Como norma general, los sistemas se rezagan porque han sido diseñados para satisfacer los procesos empresariales existentes y la gran mayoría de los sistemas disponibles en el mercado son creados bajo este principio. En lo que concierne a los sistemas empresariales no existe el dilema de la gallina y el huevo – este es creado generalmente según problemas de la vida real que alguien más ha enfrentado ya-. Además, si el sistema que implementó conduce bien su negocio, esto quiere decir que usted ha llegado a un nivel al cual alguien más llegó antes que usted y resolvió un problema que por lo menos una empresa ha enfrentado ya. Su sistema no puede innovar por sí mismo.

También es una falacia pensar que los sistemas de software empresarial son siempre algo bueno. Es bien sabido en la industria de los sistemas empresariales que cuando usted intenta automatizar un proceso de negocios desordenado, usted obtendrá eventualmente un “desorden automatizado” en lugar de procesos mejorados. Sin embargo, muchas personas creen aún que la compra e instalación de un sistema es la panacea para sus problemas empresariales. Pero su sistema solo puede automatizar los procesos que usted ya tiene.

Existen muchos aspectos empresariales que se dan raramente o incluso solo una vez. Entonces no existe una razón justa para comprar o modificar su sistema existente solo para incluir estos procesos únicos (le invito a leer el artículo de mi colega Jorge García sobre “el síndrome del caso por caso”). Los procesos empresariales que se repiten en el tiempo, son ideales para manejarlos y automatizarlos con el sistema. Pero tenga en cuenta que su sistema no manejará todas las situaciones posibles y siempre se darán situaciones que no son parte de los estándares o procesos que solo se pueden realizar con otra herramienta o manualmente.

Los sistemas empresariales establecen ciertos marcos para las empresas, que en ocasiones pueden ser muy rígidos e imponen sus plantillas de escenarios empresariales en las organizaciones, mientras que el éxito empresarial real está con frecuencia asociado con nuevas ideas, perspectivas o procesos que nadie más está usando.  Estos procesos únicos pueden ser los diferenciadores reales para la competitividad de una compañía y por supuesto, no son parte del sistema de software.

Su sistema debe trabajar para su negocio y no a la inversa

Si no utiliza las aplicaciones empresariales correctamente o si utiliza sistemas de software que no fueron elegidos o implementados apropiadamente, estos sistemas pueden generar más problemas que soluciones en su organización. Todos hemos escuchado las historias de horror y las demandas resultantes, con respecto a las promesas incumplidas y sistemas ERP que no cumplen con las necesidades y en los cuales confían las empresas y las estructuras gubernamentales para resolver sus problemas. Pero además de los grandes costos financieros y creativos involucrados en la compra, implementación y mantenimiento del sistema, se consumen recursos importantes con regularidad en el intento de ajustar procesos reales de negocios con algoritmos construidos en el sistema.

El resultado será que, en lugar de agregar valor a sus productos y servicios para mejorar los procesos actuales y el desarrollo de nuevas ideas basadas en perspectivas no tradicionales, usted terminará invirtiendo mucho de su tiempo tratando de ajustar su empresa a las mejores prácticas que el sistema utiliza, las cuales no satisfacen necesariamente sus operaciones, estrategias y visión empresarial. Usted puede terminar aniquilando su propia singularidad y ventajas competitivas en el intento de adherirse a las prácticas comunes de la industria y terminar adoptando las prácticas de sus competidores.

En otras palabras, en lugar de buscar primero la mejor solución a su problema para seleccionar y adaptar luego el sistema para automatizar los procesos mejorados y optimizados, es frecuente que las organizaciones busquen primero un sistema que les “solucionará” sus problemas empresariales.
Dada su naturaleza, los sistemas empresariales pueden imponer limitantes artificiales para las organizaciones que los utilizan. Por ejemplo:

* Algunos planes empresariales terminan abortados ya que no existe la forma de integrarlos en el sistema dentro de un espacio de tiempo razonable y sin requerir una costosa e importante modificación que requiere además el desvío de recursos humanos y financieros.
* Tanto los ejecutivos como el personal pueden llegar a confiar demasiado en el sistema y puede estar reacios a adoptar nuevos planes si estos no puede ser integrados al sistema inmediatamente.
Su negocio está en primer lugar y su software en segundo

Hablando en términos generales, los sistemas empresariales son esencialmente diseñados para la estabilidad, no para el cambio. Una vez que ha implementado su sistema en toda la empresa, realizar cambios a la forma en la cual opera y de allí a sus procesos empresariales, puede ser costoso y doloroso. Como resultado, no es inusual ver que algunas empresas cambian su sistema ERP u otros sistemas corporativos porque su sistema actual no puede acomodar sus procesos nuevos o actualizados.

En la realidad muchos de los problemas empresariales pueden ser resueltos con éxito sin necesidad de un engorroso sistema de software. El caso más impresionante del que tengo conocimiento son las plantas de producción de Toyota, donde no se ven las computadoras. Con programación, planeación y ejecución de la producción sumamente compleja y en continuo mejoramiento los procedimientos son realizados utilizando procesos cuidadosamente diseñados y organizados para el ensamblaje de automóviles: operaciones detalladas con precisión, tarjetas Kanban normales, indicadores rendimiento simple pero visual, personal bien capacitado y responsable, entre otros.

Los negocios han mejorado menormente en las últimas décadas gracias en gran parte a las tecnologías de la información y los múltiples sistemas de software que utilizan de forma regular. Pero los ejecutivos y el personal deben continuar desarrollando sus procesos empresariales en la medida de lo necesario, estableciendo el negocio como primera prioridad y el sistema como segunda prioridad. Las organizaciones deben aprovechar el sistema sin casarse con él.

Traducido del inglés pr Claudia Gómez