La implementación de un sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP) es el tipo de proyectos cuya complejidad trasciende las fronteras de la metodología tradicional de la gestión de proyectos. Lea este articulo del analista de TEC, Aleksey Osintsev, y entérese de las razones por las cuales los métodos tradicionales para la gestión de proyectos no logran abarcar todos los aspectos de una implementación de software.

Como  bien sabemos, en muchas áreas empresariales se dan actividades especiales y sensibles en cuanto al tiempo, ya sean actividades de investigación o relacionadas con el gobierno. Independientemente de su naturaleza, estas actividades pueden ser gestionadas por medio de la metodología de la gestión de proyectos y sus técnicas y herramientas asociadas. Este método pretende evaluar el progreso del proyecto y utilizar los recursos necesarios y relevantes que posee la organización para asegurar la efectividad y buen término del proyecto, dentro del plazo y presupuesto establecido.

Un plan de implementación de un sistema de software, especialmente un sistema para la gestión de los recursos empresariales (ERP), es un buen ejemplo de este tipo de tareas temporales que generalmente es considerado como un proyecto.

Por más de 40 años, la gestión de proyectos ha sido reconocida como un grupo de técnicas independientes y aplicables a cualquier área o disciplina. Como tal, ha sido utilizada por cientos de miles de profesionales administradores de proyectos para gestionar proyectos de todos tipos.

Sin embargo, cuando se utiliza esta perspectiva en la implementación de un sistema ERP se presentan varios problemas. Aquí en Technology Evaluation Centers (TEC) al trabajar con la comunidad de clientes de software, hemos hallado varios problemas prácticos cuando se aplican estos métodos en los proyectos de selección e implementación de un ERP. Hemos hallado que cuando se asignan administradores de proyectos con conocimientos limitados sobre sistemas de software, los problemas empresariales y los requisitos específicos de la industria para gestionar un proyecto de implementación ERP, estos proyectos normalmente toman más tiempo y  dinero del presupuestado, y tiene más probabilidades de fallar. Para entender la razón, observemos más detenidamente la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos por sí misma no es suficiente
Con la adopción masiva de la metodología para la gestión de proyectos y los esfuerzos promocionales de las asociaciones de administradores de proyectos en las últimas décadas, la gestión de proyectos ha pasado de ser una habilidad a ser una profesión en sí misma. La metodología de la administración de proyectos considera la gestión de proyectos como un conocimiento en sí mismo y promueve la idea de que independientemente la industria o el negocio, los diferentes proyectos tienen procesos muy similares que pueden ser manejados de forma semejante, con las mismas técnicas y herramientas universalmente comprobadas.

Entonces contamos ahora con muchos administradores de proyectos con gran conocimiento sobre la metodología y una buena habilidad general en el área, pero sin conocimientos específicos de la industria. Esto está bien para algunas industrias o áreas empresariales y probablemente para algunos proyectos, pero no funciona en las implementaciones de sistemas ERP y la forma como se relaciona este método con la naturaleza de las implementaciones de ERP.

Si tomamos como ejemplo, dígase un proyecto de construcción, podemos observar que el cliente está claramente separado del proceso de construcción, el cual es realizado en su totalidad por el constructor. Pero este no es el caso de los proyectos de implementación de ERP. En primer lugar, es necesario el compromiso de diferentes tipos de profesionales empresariales como expertos en la materia, los usuarios cotidianos y los ejecutivos de la empresa. En segundo lugar, un administrador de proyectos sin conocimiento sobre los procesos empresariales del cliente y del sistema a implementar, generalmente no será capaz de planear el proyecto como corresponde y calcular las tareas a realizar.

De hecho, el problema comienza con la idea generalizada de que la implementación de un ERP tiende a ser considerada como un proyecto de TI y no como un proyecto empresarial, y que este puede entregarse listo para usar. Realmente no es así. Algunas organizaciones tienen la impresión de que contratar a un profesional administrador de proyectos independiente con las habilidades para el caso, será suficiente para manejar dicho proyecto. Pero esta tampoco es la solución.

Es clave comprender tanto los procesos empresariales como la tecnología
Ciertamente necesitará un administrador de proyectos profesional o alguien con la habilidad para supervisar las tareas en curso y los recursos utilizados para la ejecución del proyecto; en otras palabras, usted necesita alguien que pueda asegurar que el aspecto procedimental (técnico) del proyecto se realiza sin contratiempos. Sin embargo, las etapas de planeación y evaluación de la calidad del proyecto requieren de conocimientos empresariales y una buena comprensión de la magnitud del trabajo a realizar. Algo que la metodología de la gestión de proyectos no provee.

Entonces, la solución ideal para este problema sería contratar a un experto en la implementación de sistemas de software ERP, quien no solo conoce su negocio meticulosamente, pero quien además tiene conocimientos prácticos del sistema a implementar. Una alternativa seria involucrar más personas de su organización que contribuyan según sus fortalezas, pero incluir además el administrador de proyectos como parte del equipo. En suma, estas personas deberán ser capaces de crear el plan del proyecto. Después de esto, el administrador de proyectos será responsable esencialmente de la ejecución del plan, la fortaleza típica de los administradores de proyectos.

Traducido del inglés por Claudia Gómez

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Comentarios

edgard on 22 Agosto, 2012 at 8:15 pm #

bueno


Carlos on 22 Agosto, 2012 at 11:06 pm #

Es poco entendible el texto, confuso, tal vez sea la narrativa solamente, pero creo que lo que intentó decir, pudo haberlo hecho en la cuarta parte de lineas escritas.


Alvaro Meneses on 23 Agosto, 2012 at 7:30 am #

Te recomiendo este articulo


Alejandro Hecht on 23 Agosto, 2012 at 7:33 am #

Le recomiendo este articulo profesor. Las mejores practicas sugieren que para implementar con éxito un ERP hay que comprender muy bien los procesos y no necesariamente limitarse a la Gestión del proyecto.


Fernando Pinco on 23 Agosto, 2012 at 10:17 am #

Todo proyecto ya sea de TI o de cualquier otro tipo debe de gestionarse de manera multidisciplinaria dependiendo de la complejidad del mismo.


HAC on 23 Agosto, 2012 at 10:26 am #

Me parece interesante la publicacion.
Se debe precisar que para gestionar un proyecto adecuadamente, se requiere conocimiento de la metodologia, conocimineto del proceso y experiencia en implementaciones.
Conozco muchas implementaciones de ERP que fracasan, debido principalmente a que los dueños de las Consultorias, pasan por encima de la opinion de los gestores de proyecto y consideran que implementar es instalar y capacitar. Estos dueños de Consultorias, por ahorrar dinero, contratan analistas y lo ponen como Lideres de proyecto, cuando los roles, funciones y experiencia son totalmente distintos.

Humberto


Cesarino on 23 Agosto, 2012 at 10:36 am #

Bueno en el siguiente link les dejo mi posición sobre este tema.

http://notasproyectoserps.blogspot.com/


Hector Vargas on 23 Agosto, 2012 at 10:55 am #

Interesante articulo. Recientemente contrate un profesional para implementar un proceso de Gestion de Calidad, la falta de conocimiento de los procesos implicados, y el querer transplantar la experiencia de otra organizacion parecida, pero no igual, hizo que el proyecto fracasara, aunque nunca dude de la capacidad del tecnico actuante.


Opinion PM on 23 Agosto, 2012 at 11:32 am #

El artículo me da la impresión de cierta confusión por parte del autor con respecto al alcance de la dirección de proyectos. Por supuesto que no es suficiente la dirección (o gestión como se tradujo aquí) de proyectos. Pero, eso es cierto en cualquier proyecto. Un proyecto tiene dos grandes tipos de trabajo, el aspecto de dirección de proyectos, y el aspecto del dominio del proyecto. Ese dominio puede ser construcción, desarrollo de software, implementación de procesos, ingeniería mecánica, ingenierías aeroespacial, … implementación de un ERP. Por supuesto que se requieren expertos en el dominio del que se trate. Y claro, dependiendo del tamaño del proyecto se requiere el apoyo de esos expertos en el dominio. Claro que en ciertas culturas se espera que el director de proyectos también sea el experto del dominio. Y es natural, sobre todo en proyectos pequeños. Pero, en un proyecto más grande los roles están asignados a diferentes personas.
El autor debe saber que existen analistas de negocios, analistas de software, arquitectos de software. Un líder técnico debe de apoyar el proyecto desde la perspectiva técnica, pero pensar que un proyecto de implementación de un ERP es mucho más complejo que cualquier otro proyecto implica un cierto nivel de soberbia. Me hace pensar que el autor se enfoca en este tipo de proyectos.
Saludos
www.liderdeproyecto.com


Miguel Rivadeneira on 23 Agosto, 2012 at 5:14 pm #

El autor del blog está descrito como:
Aleksey Osintsev
Aleksey is a research analyst with TEC. His interests are broad and cover topics ranging from manufacturing and information technology to music and raising kids. He is an experienced optimist and highly appreciates a sense of humor

Traduciendo; sus intereses son amplios y cubren tópicos que van desde manufactura y tecnologías de la información a música y educación de niños. Es un experimentado optimista y aprecia mucho el sentido del humor.

No dice que el Sr. Osintev sea un gerente de proyectos experimentado, o que haya participado en proyectos de implantación de ERP en numerosas empresas, así que me pregunto, ¿cuánto valor puede tener la opinión de un observador externo sin ningún tipo de respaldo metodológico o práctico? ¿Cuáles son las fuentes del Sr. Osintev para determinar las mejores prácticas que recomienda? Si no se trata más que la opinión de un teórico autodidacta, tomémosla así, como una opinión y no como una recomendación con fundamento.


Daniel Rivas on 24 Agosto, 2012 at 12:19 am #

Saludos Cordiales Colegas!!!

Yo realmente comparto muy jovialmente las expectativas del Sr. Aleksey en cuanto a las metodologías o mejores practicas en la implementación de Soluciones ERP, partiendo del hecho que mas que un sistema, un software, una herramienta, un ERP busca brindar una ventaja competitiva en el mercado a aquellas organizaciones que lo implementen. El hecho no es que la definición de ERP diga tal o cual cosa y presente limitantes a la hora de satisfacer necesidades en la organización y nos veamos en la obligación de implementar otros esquemas como Orquestación(BPM) o complementar con otros recursos (CRM,SFA,MRP,etc), ni ejemplificarlo en 3 lineas, es brindar la experiencia de lo que no imparte nuestros textos de referencia. Comparto el vivaz mensaje de la especialización en el área que se quiere abordar al momento de manejar un proyecto de implantación de un ERP, puesto que he visto como se usan las mismas metodologías para quienes en una organización, venden papas, combustible de jets o comercializan linea blanca. De acuerdo con el principio de Dirección de Proyectos y Dominio del Proyecto, pero por unas u otras formas no siempre se cumple estas reglas. Muy particularmente y tal vez en mi comentario mezclando “El agua con el aceite”, las mejores practicas de infraestructura de TI (ITIL) en sus fundamentos nos habla de que las organizaciones ven a los sistemas de información como grandes gigantes que pueden salirse de control y volverse en contra de la organización, y esto es natural porque, antes, la tecnología era parte del negocio, ahora la Tecnología ES el negocio y para muchas organizaciones es VITAL poder gobernar y tener el control de toda su infraestructura y/o plataforma informática, por ello creo que merece reconocer los relevantes aspectos que un ERP conlleva en su implementación o implantación y no generalizar que debería ser lo mismo o inferior a implementar sistemas aeroespaciales, lunares y marcianos, creo que seria subestimar el nicho que se pretende abarcar, y lo digo, porque he visto como estas metodologías no abarcan lo mas importante, que es el resultado esperado, muchas por si sola llegan a mecanizar los procesos y con suerte a automatizar algunos otros, pero no dan ni a la directiva ni a el recurso dispuesto para ello, la retribución total de lo que se espera en este tipo de implementaciones, no por si solo! y es bueno que seamos consiente de ello y no creo que sea un mal consejo decir “No estén tan seguro de las cosas..”. Que se necesita un buen chasis para el carro, si, que si le colocas las ruedas y lo colocas en una bajada, rodará, si, es probable, pero no es suficiente y considero que es importante que como comunidad empecemos a compartir experiencias y ser menos evangelista con los textos de referencia, apartando el hecho que en este lado del mundo hay que “Tropicalizar” toda metodología, sistema, solución, software que no nos viene a la medida en todas las ocasiones, yo particularmente modestamente puedo decir que he participado en varios proyectos de distintas índoles a lo largo de 15 años, no vayan a decir que mi narración sagaz es gracias a que me acabo de leer del tema en dos búsquedas de un buscador de Internet, solo intento mostrar que ciertos puntos son validos en lo que el Sr. Aleksey expuso.

Saludos y Exitos
Daniel R.


Alfredo Velasco on 25 Agosto, 2012 at 6:55 pm #

Igualmente comparto y apoyo lo expuesto por Sr Aleksey, esta comprobado que el involucramiento y compromiso de los diferentes involucrados es clave en el éxito de implementación de proyectos de software, asi como de la participación de expertos de la industria y procesos de la empresa y con el apoyo de una PMO seguro lograran la implementación en tiempo y costo.


PFP on 30 Agosto, 2012 at 8:53 pm #

es mas ameno el comentario de Humberto, coincido con la mayoría unicamente que no capta mi total atención un ” resumen tan largo”

saludos


orlando perez on 24 Septiembre, 2012 at 9:57 am #

comentarios sobre ERP


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