Sistemas de Soporte a Decisiones, los cuatro elementos… (1a Parte)

Con sorpresa he sido testigo de cómo algunas personas clave en el proceso de toma de decisiones (administradores y ejecutivos) y trabajadores del conocimiento (analistas y personal de IT) aún no son conscientes de la importancia que tienen los sistemas de soporte a decisiones dentro de una organización. Algunas organizaciones aún toman decisiones basados en la experiencia, en la intuición o en información recolectada mediante herramientas que desde su origen no fueron diseñadas para dar soporte a la toma de decisiones.

Aún más, con frecuencia escucho acerca de la importancia de tener la “información adecuada”. Y de la importancia que el análisis de datos tiene en la toma de decisiones, pero parece no llevarse a la práctica, o bien, olvidarse en el camino. No hay duda, tomar decisiones no es tarea fácil, sobre todo si eso tiene efecto directo en su propia organización o en la compañía para la cual uno trabaja. La toma de decisiones no depende solamente del  uso de ciertas herramientas de “última generación”, o de la recolección de grandes volúmenes de información. En la dinámica actual de los negocios, grandes volúmenes de información son transportados de un lado a otro de la empresa a gran velocidad. Este moderno rasgo de la información hace más difícil comprender la diferencia entre la información de “calidad” y la información “irrelevante”. Demasiados datos entran desde lugares dispersos.

Es en este momento en donde los sistemas de soporte a las decisiones cobran vida, junto con otros elementos importantes. La aplicación de métodos de inteligencia de negocios puede ayudar en el proceso de resolución de un problema de decisión. Los sistemas de soporte a las decisiones son parte del ciclo de la inteligencia de negocios.

Pero… ¿Qué es un sistema de soporte a las decisiones?

Pues bien, un sistema de soporte a las decisiones es un conjunto de herramientas de software creadas para apoyar al personal que toma las decisiones. Mediante estas herramientas, los ejecutivos clave pueden contar con los datos necesarios para tomar la mejor decisión posible para la solución de un problema, o el mejor aprovechamiento de una oportunidad.

Como herramientas, los DSS son muy importantes, sin embargo, también lo son otros factores que forman parte de su entorno: la gente que utiliza este tipo de herramientas, la forma en que se lleva a cabo el análisis y por supuesto, lo datos. No es cuestión de magia, es verdad que en el pasado algunas personas tenían habilidades excepcionales para reconocer las oportunidades o tomar la mejor decisión posible basándose solamente en la experiencia, o incluso basándose en una corazonada; pero actualmente esto es prácticamente imposible, los gerentes y administradores requieren de las herramientas adecuadas para poder resolver un problema de decisión de la mejor manera posible. Los modernos modelos de negocios generan demasiada información para ser analizada por una sola persona. Este método que combina gente, método y herramientas puede representar una ventaja competitiva para cualquier organización.

Para tomar una decisión basada en información es necesario recolectar los datos adecuados, manejarlos de manera apropiada, y presentarlos en forma clara a la gente adecuada (en la mayoría de los casos, a ejecutivos y gerentes). En ocasiones, los “trabajadores del conocimiento” o analistas no toman en consideración la relevancia de la gente que toma las decisiones y subestiman sus necesidades de información. Cuando se lleva a cabo la implantación de un DSS, los trabajadores de la información tienen que tomar en consideración la importancia de proporcionar la información adecuada al personal que toma las decisiones.

Así, al utilizar un sistema de soporte a las decisiones, tome en cuenta sus componentes básicos:

1. Un depósito de datos (base de conocimiento) en donde se almacenan los datos necesarios para llevar a cabo el análisis.
2. Un modelo o metodología que describa los criterios y procedimientos para llevar a cabo una evaluación.
3. Una herramienta de software que realice todos los procesos automáticos de la evaluación y sirva como interfaz entre el usuario y el sistema.
4. Los trabajadores de la información. Son vitales, ya que tienen la experiencia y el conocimiento necesarios para conducir la evaluación a buen término.

Con estos cuatro elementos, es posible pensar que se cuenta con los elementos necesarios para llevar a cabo una evaluación. Sin embargo, para realizarla es necesario además, planear el proceso de evaluación. Es posible dividir un proceso de evaluación de la siguiente manera:
1. Etapa de planeación. Para recolectar todos los requerimientos, especificaciones y patrones de diseño para la evaluación.
2. Etapa de implementación. Permite alinear todos los elementos de la etapa de planeación a los requerimientos de la organización, ejecutar la evaluación y monitorear los resultados obtenidos.

Entonces, para poder aprovechar las ventajas de un sistema de soporte a decisiones es necesario tener en cuenta tanto la estructura necesaria, como el plan de acción a llevar a cabo para la evaluación de un problema de decisión. Como cualquier otra herramienta de software, su valor total radica no solamente en el software per se y su uso;  sino además, en el factor humano y en la información involucrada, su manejo e interpretación.
En Technology Evaluation Centers apoyamos a nuestros clientes para aprovecharlas ventajas de nuestro conocimiento para la elección del sistema de software más adecuado a sus necesidades. Tenemos el conocimiento, la herramienta de soporte para la decisión y a la gente adecuada para llevar a cabo la evaluación de la solución de software que más se adapta a sus necesidades y las de su empresa.

Le agradezco sus comentarios, y le responderé tan pronto como pueda.