Gestión de datos y rendimiento empresarial: primera parte, los datos

Realizando una investigación para uno de mis proyectos tuve que preguntar a algunos proveedores de software y clientes, sobre los factores más importantes para los usuarios de software en la selección de un sistema para la inteligencia empresarial (BI, por sus siglas en inglés). Dos temas resonaron: el uso de herramientas BI para mejorar la administración de datos y la gestión del rendimiento empresarial. Esto nos indica que los consumidores buscan continuamente formas innovadoras para transferir, almacenar y mejorar la calidad de sus datos así como formas de capturar la información más valiosa para mejorar la toma de decisiones y el rendimiento empresarial.
Observemos lo que nos indican los datos. A continuación presentamos una gráfica de Pareto con los datos de Technology Evaluation Centers (TEC) con las características que los usuarios de software consideran como más importantes en una aplicación de BI. Para quienes no lo saben, la definición de la gráfica de Pareto según Whatis.com es “una gráfica de barras vertical en la cual se plasman los valores en orden descendente de izquierda a derecha con una frecuencia relativa. Las gráficas de Pareto son sumamente útiles para analizar cuales son los problemas que tienen prioridad ya que las barras más altas en la gráfica, las cuales representan la frecuencia, ilustran claramente las variables que tienen un mayor efecto acumulativo en un sistema dado”.

A partir de la gráfica podemos observar que la gestión de datos y la gestión del rendimiento empresarial (BPM, por sus siglas en inglés) forman el 60% de las respuestas. Esto significa que estas dos áreas aún son la preocupación principal para la mayoría de las organizaciones  y representan la prioridad para las empresas que buscan una solución BI. ¿Cuáles son las causas de esta perspectiva unánime?

¿Por qué sigue siendo un problema la gestión de datos?
Nunca ha sido tan importante convertir los datos en información valiosa, ya que hoy en día las organizaciones deben ser sumamente cuidadosas al gestionar su información, su transferencia, análisis, presentación y seguridad; dadas ciertas consideraciones legales y económicas a nivel local y mundial, como nuevas regulaciones, modelos empresariales, etc. Las tecnologías y plataformas como los data mart y los almacenes de datos están ayudando a resolver algunos de los problemas de la gestión de información interna (back-end) que apoyan el proceso de toma de decisiones. Algunas de las casusas de los problemas cuasi perpetuos en la gestión de datos relacionados con su evolución natural dentro de una organización:

Diversidad. Los datos está siendo generados por diferentes canales y su naturaleza ha cambiado. En el pasado, los estos tenían origen en sistemas tradicionales de bases de datos relacionales (RDBMS, por sus siglas en inglés), pero ahora esta información proviene además de los canales de medios sociales, de allí que tome formas diferentes. A pesar de que esta información tiene un valor implícito, es frecuente que no pueda ser procesada con las aplicaciones existentes en la empresa para la administración de datos.

Volumen. El incremento en las fuentes de datos y la diversificación y globalización de los negocios han llevado al crecimiento exponencial de los datos, dando como resultado cantidades masivas de datos que deben ser gestionados.

Velocidad. En la medida en que los datos crecen, debe aumentar su velocidad de captura y transformación a su estado final. Esto es crucial para las empresas que dependen del factor tiempo donde sus operaciones y análisis se unen (ejemplo, menudeo y su sistema del centro de apoyo así como los sistemas de análisis en tiempo real en la industria petrolífera y de extracción de gas o en la manufactura).

Sofisticación. Con la creciente complejidad de los datos, es necesario tener datos de alta calidad y seguridad que permitan su recopilación, transformación y análisis para una toma de decisiones oportuna.

Aplicabilidad. Estos factores mencionados pueden poner en peligro la aplicabilidad de los datos en el proceso empresarial y sus mejoras de rendimiento. Para algunas organizaciones es difícil alinear la administración de datos y la cooperación empresarial, tácticas y estrategias.

Adicionalmente, la gestión de datos apropiada y oportuna debe involucrar la tecnología necesaria (hardware y software), además del trabajo aunado de las personas adecuadas y los procesos empresariales con el propósito único de mejorar el rendimiento empresarial. Es simple decirlo pero difícil de lograr, como lo menciona James Robertson en su artículo blog “10 principles of effective information management”:

 Los problemas de la gestión de información pueden ser abrumadores
y
No existen respuestas simples a problemas y necesidades complejas

Hoy en día, la administración de datos en más difícil que nunca debido a:

a) el rápido ritmo de cambio de las reglas empresariales y sus componentes tecnológicos
b) la llegada de los canales de medios sociales, y
c) el desarrollo de nuevas tecnologías que involucran datos estructurados y no estructurados.

Por consecuencia, las organizaciones deben permanecer en conformidad con los crecientes y complejos requisitos empresariales, los cuales son más difíciles de satisfacer y requieren de respuestas más rápidas.

Una opción: divide y reinaras
Quizá deberíamos comenzar a pensar la gestión de datos más en términos de un plan, que de un producto o tecnología aislados. Las causas de los problemas que hemos identificado en la administración de datos sugieren que persistirán dada la naturaleza de los datos en sí mismos.

Entonces, antes de pensar en el cambio de su infraestructura para la gestión de datos, puede ser útil revisar los siguientes puntos:

1. Priorice los problemas que desea resolver en la gestión de datos.

2. Enfóquese en las prioridades de primer y segundo nivel según la grafica de Pareto. Así asegura usted la inclusión de los problemas más importantes utilizando una perspectiva basada en la evolución y escalabilidad del sistema, como una plataforma para el desarrollo progresivo del proyecto.

3. Elija una estrategia para manejar la complejidad y mitigar los impedimentos.

4. Planee la forma de determinar las prioridades según las necesidades empresariales y una experiencia mejorada para el cliente usuario, mejorando de este modo la posibilidad de adopción del nuevo sistema por parte del usuario. La medida fundamental para el éxito de cualquier solución de software es su amplia adopción por parte de los usuarios.

5. Evalúe la efectividad de cada paso en el proceso de la administración de los datos, promoviendo la evolución de los procesos y el aprendizaje. Una solución para la gestión de datos no es estática, pero crece y evoluciona para satisfacer las condiciones y requisitos en contante cambio.

El proceso de la administración de datos no es solo un plan de proyecto de tecnologías de la información (TI). Para lograr el éxito del plan de gestión de datos es necesario contar con un esfuerzo unido y colaborativo de los segmentos empresariales y de TI de una organización.

Conclusión
Entonces, ¿estamos más cerca de resolver todos los problemas de la gestión de datos que tienen impacto en el rendimiento de las organizaciones de hoy? Probablemente, pero no existe una perspectiva única que pueda resolverlos todos. La cosa más importante que podemos hacer para asegurar una gestión de datos más eficiente, es permanecer en sintonía con las prioridades empresariales cambiantes de la organización.

Como siempre, le doy la bienvenida a sus ideas. Puede dejar su comentario a continuación y le responderé a la mayor brevedad posible.
Traducido del inglés por Claudia Gómez