Los sistemas ERP, más que software concentradores de información son tecnología diseñada para encontrar soluciones a problemáticas operativas y administrativas que afectan en el día a día a las organizaciones. Estos sistemas permiten además, obtener información sistematizada para facilitar la toma de decisiones. Lea el artículo de nuestro autor invitado de la semana, Hugo Mariano Torres.

Los ERP van más allá de ser tan solo un concentrador de datos, documentos, números, catálogos, procesos, etc. Buscan principalmente dar soluciones a toda problemática que ocasione cuellos de botella en las empresas que requieren optimizar recursos tales como su personal, materiales, suministros, tiempo y primordialmente el dinero.

Las organizaciones se enfrentan constantemente con problemáticas tales como cambios drásticos en la demanda de sus clientes, aumento de los costos de suministros, disponibilidad de materiales y más. Además de los  cambios externos que impactan las operaciones de las empresas,  la competencia constante exige el uso de herramientas que  los coloquen en una posición de  ventaja frente al mercado. Un ERP puede ser  la herramienta idónea para ayudar a la empresa a lograr dicha posición en el mercado mediante la sustitución de herramientas que limitan el trabajo diario, integración y control detallado de las operaciones, reducción de costos, mejora de la productividad, mayor calidad, excelencia en la administración, atracción de mayor número de  clientes  o en generar una barrera tecnológica contra la competencia, por mencionar algunos.

En el mercado se pueden encontrar ERP diseñados exclusivamente para satisfacer las necesidades de empresas de tipos específicos como por ejemplo: las comercializadoras, distribuidoras, supermercados, inmobiliarias, ferreterías, etc. Sin embargo, además de los sistemas especializados el mercado también  ofrece los sistemas diseñados de forma genérica y los sistemas desarrollados a medida .

Algunos ejemplos de problemáticas a resolver con apoyo de un ERP tanto para empresas de productos como de servicios son:

• Control de inventarios
En el caso de empresas comercializadoras y/o productoras de bienes, generalmente manejan una gran cantidad de productos en su inventario. Sin embargo, un ERP puede ayudarles a tener un mejor control sobre éste y como resultado de lo anterior, también una disminución de costos. Asimismo, pueden vincular todos sus procesos operativos a contabilidad, lo cual es de gran ayuda para evitar errores al recapturar información.

• Gestión de cobranza y ventas
Otro tipo de problemáticas que se presentan en las empresas independientemente que sea de bienes o servicios, es la gestión de cobranza. Ésta puede controlarse con un ERP logrando una óptima administración de pagos anticipados, generando reportes de antigüedad de saldos e intereses, estados de cuenta físicos, electrónicos y más. Además se puede llevar un mejor control de todo el ciclo de ventas contemplando que estas pueden ser generadas desde una oportunidad de venta, de la cual se genera una cotización y/o pedido, y si es el caso, gestionando el proceso de embarque o entrega a domicilio, terminando el ciclo con la facturación del bien o servicio.

• Gestión del capital humano
Con un sistema ERP, se descartan las problemáticas generadas por el manejo del recurso humano dado a que este tipo de sistema logra un óptimo control de visitas y asistencia de personal a través de bitácoras. Asimismo, se logra sintetizar en un solo apartado toda información referente a los colaboradores de la empresa digitalizando información personal general, jornadas, percepciones, deducciones, nómina, fotografías, etc. y de igual manera controlar la información referente a los clientes actuales y potenciales, lo cual entraría en la parte de CRM (Customer Relationship Management).

• Facturación
Respecto a la facturación electrónica, algunos ERP contribuyen a solucionar los problemas que se presenten al generarlas, pues al facturar a través de esta herramienta es posible apegarse a las condiciones que dicta el gobierno, por lo que el sistema genera de forma automática la estructura de la cadena digital, el formato de impresión de la factura y las facturas digitales cubriendo todos los requisitos fiscales.
 
Habiendo mencionado el punto referente al formato de impresión de las facturas, algunos ERP cuentan con diseñadores de reportes integrados en el sistema, de modo que el usuario pueda diseñar y rediseñar de manera fácil y rápida sus reportes logrando personalizarlos y apegarlos a los patrones de diseño que considere la empresa, como lo es el color, tipografía, logotipo, formato en general. Todo esto, evitando que la empresa tenga que solicitar a una imprenta la realización de plantillas y hojas membretadas, y si llegase el caso de que no cubra las expectativas de los clientes, bastase con simples clics en el sistema para rediseñar el formato, evitando volver a solicitar a la imprenta haga los formatos, lo cual se refleja en ahorro en la economía de la empresa.

• Comunicaciones claras e información al día
Otra problemática común en las empresas es la falta de comunicación entre departamentos. Cuando no se cuenta con un sistema ERP, las empresas, en algunos casos, manejan la información en hojas de cálculo y cada colaborador por lo regular tiene su información controlada y bien organizada. Sin embargo, al querer integrarla, se corre el riesgo que la información que se presente y comparta no sea la más actualizada debido a la falta de comunicación e interrelación entre departamentos. Es por eso que algunos ERP manejan  la información de manera centralizada, única, precisa y al día, permitiendo generar, compartir, comunicar, actualizar, y obtener información útil y confiable.

Esto  traduce que algunos sistemas ERP están configurados de una manera en que cualquier cambio en la información realizado desde una computadora específica, se vea reflejado en toda la empresa y  todos obtienen así la información al día. Sumado a esto, algunos ERP cuentan con funcionalidades como notas, mensajes, alertas, chat y más, todo con la finalidad de que los usuarios del sistema estén comunicados al 100%.

Una vez implementado un ERP, en algunos casos se presenta la posibilidad de que el usuario se pierda entre tantas aplicaciones. Considerando este problema, algunos proveedores de software ERP pueden dar agilidad a la implantación y manejo del sistema configurando la asignación de aplicaciones y permisos para cada usuario del sistema, de modo que, este último, al momento de hacer uso del sistema ERP, solo tenga a la vista los módulos y aplicaciones necesarias para llevar a cabo sus labores diarias sin llegar a confundirse o perderse con las demás funcionalidades del sistema.

Conforme evoluciona la tecnología y crecen las necesidades de las empresas, los proveedores de Software irán mejorando el diseño y funcionalidad de sus sistemas de manera que cada vez sea posible resolver más problemáticas del día a día en las organizaciones y por consecuencia optimizar una mayor cantidad de procesos.
 

Sobre el autor  

Hugo Mariano Torres es graduado de la carrera de Ingeniería Industrial con especialidad en manufactura y  máster en Administración Industrial. Ha impartido y coordinado conferencias y cursos-taller enfocados a comunicación, seguridad, sistemas de gestión de calidad y capacitación de personal. Ha laborado en puestos dentro del área de capacitación de personal, dirección de manufactura, supervisión de producción y soporte técnico ERP.

Actualmente se desempeña en Zafiro Business Software, empresa creadora de Zafiro ERP, sistema de planeación de recursos empresariales orientado a medianas empresas como clubes sociales y deportivos, refaccionarias, ferreterías, comercializadoras y de servicios. Puede comunicarse con Mariano por medio de hmariano@ZafiroERP.com