¿Cómo pueden los proveedores de sistemas facilitar mi implementación?

 La implementación de un sistema para la planeación de los recursos empresariales es en primer lugar, un proyecto de negocio y luego un proyecto de TI; entonces, una buena parte de los esfuerzos y, consecuentemente, los costos de la adopción de un ERP pertenecen al lado de los negocios y un ejemplo de ello son los cambios en los procesos de negocios y la preparación de los datos principales. Sin embargo, estos sistemas ERP no se pueden comprar y comenzar a usar de un día para otro, entonces la implementación en sí de un sistema y su sincronización con ciertos procesos empresariales y prácticas, tiene aun un gran peso. Es frecuente que estos procesos sean intercambiables por lo que es difícil establecer una división entre las tareas relacionadas con el sistema y las tareas relacionadas con el negocio, además en algunas áreas debemos cambiar la organización del sistema y en otras áreas debemos optimizar los procesos ya el sistema lo requiere. En ocasiones los usuarios deben modificar ambos en paralelo.

Para hacer este proceso menos doloroso y más efectivo, existen múltiples estrategias que han sido desarrolladas por los proveedores de los sistemas ERP. Una de esas que funciona bien y que recientemente se volvió de moda, es el desarrollo de soluciones específicas para segmentos diferentes de una industria. Por ejemplo, en el área de ERP para la fabricación discreta existen soluciones para los segmentos automotriz, electrónica, aeroespacial y muchos otros. Los proveedores de sistemas ERP para procesos también ofrecen soluciones para las empresas de farmacéutica, alimentos y bebidas, químicos, petroleras y gas, entre otras. Las soluciones de software, aunque similares entre sí, varían en múltiples formas dentro de esos segmentos dados los diferentes tipos de productos y requisitos de conformidad y auditoría, entre otras razones. Tales soluciones especializadas están predefinidas según ciertos nichos de mercado y requieren mucho menos esfuerzo de parte de los proveedores y sus clientes para el proyecto de implementación.

Beneficios de la experiencia del proveedor: las herramientas de implementación de Oracle

Ciertas herramientas que incluyen estrategias y metodologías de implementación basadas en los múltiples años de experiencia en el despliegue de sus sistemas, pueden probar su utilidad en el proceso de implementación. Entre estas herramientas podemos encontrar las metodologías para la gestión de un proyecto de implementación, varios tipos de aplicaciones útiles y demás. Uno de los ejemplos más prominentes es la experiencia de Oracle con sus herramientas de integración e implementación, provistas por medio de Oracle Application Integration, Oracle Business Accelerators (OBA) y Oracle User Productivity Kits (UPK). Durante mi entrevista con Steve Cox, vicepresidente de los programas mundiales Oracle Accelerate, él tuvo la gentileza de presentar el programa Oracle Business Accelerators utilizando el ejemplo de Oracle JD Edwards para explicar en general, cómo funcionan estas herramientas.

Además de Oracle Implementation Integration, una sola de herramientas para el desarrollo de contenido cargada con plantillas para dotar a los usuarios con la habilidad de integrar completamente los productos de Oracle con otras aplicaciones que utilizan los clientes y con Oracle User Productivity Kits (UPK), el proveedor ofrece Oracle Business Accelerators. Estos procesos son básicamente plantillas en la nube que describen los principales elementos de la estructura del cliente y sus principales procesos empresariales. Están ahora disponibles para 7 de los productos de Oracle, incluyendo sus aplicaciones líder ERP E-Business Suite y JD Edwards, además de tener varias aplicaciones que cumplen con las necesidades de varios segmentos de la industria. Al responder a ciertas preguntas específicas de ciertos sistemas, el segmento de la industria del cliente y la naturaleza del proyecto, el cliente llega rápidamente a una instancia de software preconstruida la cual esta personalizada según las necesidades y estructura del cliente. Esto define la estructura del sistema de la compañía, los módulos, las funciones requeridas y permite al usuario elegir de entre docenas de flujos de procesos empresariales predefinidos y listos para usar. Si se requiere de una personalización mayor, Oracle Business Accelerators ofrece herramientas gráficas y visuales para modificar rápidamente o crear nuevos procesos y sus relaciones, además de actualizar rápidamente la configuración del sistema. El resultado, la definición de la configuración del sistema y bosquejo del diseño de los procesos internos del cliente pueden tomar horas o días, en lugar de semanas o meses que es lo normal en este tipo de escenario complejo. Estoy seguro de que los clientes de Oracle aprecian los ahorros en tiempo y dinero que les proveen sus herramientas de implementación.

Business Accelerators es una práctica excepcional que los competidores de Oracle deben haber evaluado hasta cierto punto. Algunos de ellos ofrecen ahora este tipo de metodologías o, por lo menos, están en proceso de crearlas. La disponibilidad (o falta) de tales instrumentos y metodologías son de gran utilidad para ambas partes involucradas en el proceso de implementación del sistema, tanto los proveedores como sus clientes, pero puede ser un argumento adicional y fuerte a favor (o en contra) de ciertos productos de software.

Traducido del inglés por Claudia Gómez