El proceso de evaluación y selección

Existen muchos métodos para evaluar y seleccionar software empresarial. Habrá unos más convenientes que otros según la empresa y la forma en que se manejan. No obstante el método que se use, el índice de fracasos es altísimo y representa miles de millones de dólares que finalmente se desperdician. Si bien no hay una fórmula para el éxito, hay factores que, en gran medida, pueden ayudara evitar el fracaso, y ese es precisamente el enfoque de TEC.

La metodología que proponemos comprende cuatro fases importantes:

1. Definición de requerimientos según sus necesidades

Esta es la fase fundamental de todo el proceso. Si no se definen correctamente los requerimientos y objetivos tanto empresariales como técnicos, la probabilidad de que fracase el proyecto será muy elevada y puede traer grandes problemas a la empresa antes, durante y después de implantar el sistema seleccionado.

Debido a que estas soluciones tienen numerosas funciones y características, definir requerimientos se puede convertir en muchos meses de trabajo y pérdida de tiempo; más aún si parte de una hoja en blanco.

Según el alcance del proyecto, TEC construye una plantilla predefinida que le servirá como base para elaborar el documento RFI (solicitud de información). Esta plantilla listará las funciones y características de la solución empresarial que está buscando.

La metodología le permitirá al equipo de trabajo definir efectivamente lo que es importante, necesario y crítico para su proyecto. Además, TEC puede sugerirle otros puntos de partida, dependiendo de sus necesidades y sus objetivos.

2. Evaluación y análisis de software

Esta etapa consiste en identificar los proveedores que tienen el producto o servicio que satisface sus necesidades. Esto implica una investigación extensa, porque no quiere pasar por alto proveedores que puedan tener soluciones viables para su proyecto.

Para realizar una comparación efectiva, el equipo de trabajo tiene acceso a nuestros Centros de evaluación en línea donde almacenamos información detallada de cientos de soluciones y donde encontrará herramientas de evaluación para compararlas y contrastarlas con su documento RFI.

En caso de que haya adicionado criterios específicos de su organización al documento RFI, TEC puede coordinar la emisión de una RFP (solicitud de propuesta) a los proveedores de soluciones para que éstos actualicen sus respuestas y usted tenga información completa.Una vez que haya evaluado y analizado toda la información, podrá crear una lista corta de aquellas soluciones que mejor se adecúan a sus requerimientos.

3. Evaluación de los proveedores e implantadores

Lo siguiente es enviar un pedido de propuesta contractual a los finalistas. En ocasiones, el número de finalistas no es igual al número de soluciones dado que según su ubicación podrían participar varios implementadores para cada solución. Este pedido se puede integrar a la emisión de la RFP de la fase anterior y se espera como respuesta información detallada sobre el costo de licencias, matenimiento y soporte, y servicios de implantación.TEC mantiene cuestionarios predefinidos para permitir la evaluación de los criterios que harán que un implantador sea más conveniente que otro para su empresa.

También deberá pedirles a estos finalistas que realicen demostraciones de sus soluciones. Con la información del documento RFI y ciertas guías de TEC, el equipo de trabajo podrá elaborar los guiones para las demostraciones, al que deberán apegarse los finalistas. Esto es una forma de asegurarse de que la solución ofrecida realmente cubre sus necesidades y puede soportar las tareas, los procesos y los problemas que la organización enfrenta diariamente.

Finalmente, es importantísimo que obtenga referencias de cada finalista. Siempre es recomendable hablar con clientes que se encuentran utilizando las soluciones y servicios. El objetivo es que éstos expliquen sus experiencias. Esto permitirá cuantificar lo que le espera si decide hacer negocios con determinado finalista.

4. Selección final

Utilizando nuestras herramientas de evaluación podrá ecualizar los costos, identificar fortalezas y debilidades de los finalistas, identificar diferencias, evaluar lo que necesita hoy frente a posibles cambios futuros, conocer si algún finalista cumple o no con los criterios críticos del proyecto; el objetivo final es que el equipo de trabajo pueda elaborar una estrategia efectiva de negociación y establecer consenso sobre la desición.

Una vez que el equipo de trabajo llegue a un acuerdo sobre la selección final, puede usar una variedad de reportes y gráficas que se pueden generar con las herramientas de evaluación de TEC, para presentar la desición a la dirección de la empresa. Posteriormente, tendrá que negociar y firmar el acuerdo y prepararse para la implantación de la solución.

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