Acertar en su selección de software es posible

La semana pasada uno de nuestros gerentes de proyecto ofreció un curso sobre modelaje simplificado de procesos del negocio. Se explicó que lo más importante en toda iniciativa de software es “definir las necesidades de manera correcta”, y se utilizó una analogía interesante para compartir:

Una familia se encuentra buscando vivienda y para eso se ha formado un comité familiar donde participan los padres (Diana y Ernesto) y sus dos niños (Clarita y Pedrito). Para la compra de la vivienda se definieron las necesidades: una casa de 3 dormitorios, sala-comedor y cocina amplia, patio y cercano a colegios y áreas recreacionales.

Durante el proceso de visitar algunas opciones, Diana fue contactada por un consultor de bienes raíces que podía ayudar ha definir correctamente las necesidades a través de listados diseñados específicamente para este propósito. Diana explicó que la familia ya tenía acuerdos sobre las necesidades y que no era requerida la asistencia.

Después de visitar 4 opciones de vivienda, la familia estaba confundida. A Ernesto le gustó la opción 1 por el precio, un cuarto adicional que podía servir como una pequeña oficina y cercano a su lugar de trabajo. A Diana le gustaron las opciones 2 y 3, sala-comedor amplia con cocina separada a través de una puerta corrediza, una de ellas con aire acondicionado, la otra con chimenea, una de las salas incluía los muebles de cuero, la otra incluía todas las cortinas bien decorativas, en la opción 3 los dormitorios para los niños tenían closets amplios y ambas opciones baños separados con bañera y ducha para el dormitorio principal.

En cuanto a los niños, a Pedrito le gusto la opción 4 que incluía en el precio una pantalla de alta definición, equipo de sonido distribuido por toda la casa, el patio incluía una piscina para toda estación y lo más importante para él, la casa se encontraba a unas cuadras de la casa de su mejor amigo. Por otro lado, Clarita estaba soñando con la opción 3, el dormitorio que ella tendría esta orientado hacia un parque además de que toda la decoración estaba tal y como a ella le gusta más el hecho que la casa tenía aire acondicionado.

Después de algunas semanas, Diana y Ernesto optaron por redefinir sus necesidades considerando las opciones que habían revisado. La lista final paso ha tener 38 necesidades entre básicas y de lujo. Ese mismo fin de semana continuaron la búsqueda y visitaron 3 opciones más. Al fin de las visitas, Diana y Ernesto estaban desconcertados, los niños muy contentos porque encontraron otras cosas que no habían vistos en las opciones anteriores. — A esta altura, como en todo proceso de selección, el stress era ya cosa común, la inestabilidad de no saber qué elegir estaba desconcertando a Ernesto y él tampoco quería imponer su decisión, el hecho de ver más opciones había confundido las necesidades y se requería de ayuda, además Ernesto comprendía muy bien que si compraban la casa equivocada, no era una opción mudarse nuevamente — Diana optó por comunicarse con el consultor.

En la primera reunión con el consultor, ambos Diana y Ernesto fueron muy claros en comunicar que buscaban consejo imparcial, que no buscaban a un consultor de bienes raíces que sólo ofrezca propiedades donde el consultor reciba una comisión por la compra-venta; sino todo lo contrario buscaban un “consejero imparcial” que permita definir las necesidades de la familia. Tanto Diana y Ernesto apreciaban ese consejo imparcial porque ambos comprendían que una vez comprada la nueva casa, mudarse no era una opción para ninguno de ellos.

Durante una noche, la familia se sentó con el “consejero imparcial” y se fueron definiendo las prioridades más importantes para la familia: qué se busca con la compra de una nueva casa? se busca más espacio? cercanía a lugares específicos? costo de propiedad menor? al final las necesidades al alto nivel y según prioridad fueron:

1) Mayor espacio - 3 dormitorios como mínimo con posibilidad de una vivienda de dos pisos

2) Cercano a colegios y áreas recreacionales - debido al elevado costo de transporte

3) Costo total de propiedad - definición de impuestos, tarifa de agua, electricidad y gas, costo de seguro a la propiedad, extras

4) Confort - evaluar posibilidad de aire acondicionado, chimenea, cobertura de televisión por cable, etc.

Basado en estas necesidades, el consejero también entregó un listado pormenorizado de las características de una vivienda actual para que la familia pueda responder a los cuestionarios e indique la prioridad para cada una de ellas. En estos cuestionarios de cientos de criterios, Diana y Ernesto, Clarita y Pedrito, encontraron características que ni siquiera pensaron o que no se les había ocurrido. Punto a punto fueron revisándolos y haciendo acuerdos. — Ernesto sintió que por primera vez desde que iniciaron esta búsqueda el stress se había desvanecido, que estaban por buen camino y lo más importante todos estaban participando — . Por su lado, el consejero tomó las direcciones de las opciones que la familia ya había visitado para evaluarlas frente al mismo cuestionario.

En algunas semanas la familia se reunió nuevamente con el consejero y con todos los datos se pudo reducir la lista a 2 opciones que obtuvieron el mayor puntaje, las demás fueron descalificadas por que no cubrían puntos críticos de la familia. Durante las visitas, Diana y Ernesto encontraron como estas dos opciones cubren con sus necesidades. Diana comentó que era como visitar la casa de sus sueños. Clarita y Pedrito estaban también más aterrizados en cuanto a sus expectativas y apreciaron mucho mejor las 2 opciones notando diferencias sutiles entre ambas.

Con este resultado, Ernesto ahora comprende que cuando las necesidades no incorporan todas las opciones y características que existen, el proceso de selección puede sufrir altas y bajas; al punto que se puede cancelar el proyecto o la búsqueda debido al alto nivel de stress e inestabilidad.

CONCLUSIÓN: Ernesto y Diana tuvieron suerte de poder obtener ayuda en un momento crítico para poder sacar adelante su proyecto y definir sus necesidades correctamente. Hay muchos proyectos que no corren la misma suerte y terminan siendo cancelados. Si define sus necesidades de manera correcta podrá asegurarse al cien por ciento que su selección será la correcta.