Influir y motivar son dos palabras claves dentro de la administración de proyectos. Influir se refiere a vender la idea de cambio, mostrando objetivamente la diferencia entre el estado actual y el estado al cual se desea llegar.

Motivar es diferente en la medida en que los participantes pueden comprender objetivamente la idea, pero necesitan ser animados o motivados en la realización del proyecto o tarea. La comprensión le da confianza a las personas y el ánimo, les da la energía necesaria para llevar a cabo el plan. Estos elementos simples de la administración de proyectos, le aseguran la colaboración del equipo y usted estará seguro que si se presenta algún problema en el camino, su equipo le informará inmediatamente y sin temores, para poder aplicar los correctivos del caso.

Continuando el tema sobre el trabajo en grupo, estuve navegando en el Internet y encontré el siguiente enlace sobre el tema. Espero lo encuentren de utilidad: Liderazgo y trabajo en equipo

Uno de los aspectos cruciales en la selección de software es el trabajo que equipo. Si, este aspecto de las diferentes  etapas del proceso de evaluación, selección e implementación de software es crucial y debe ser tratado con especial cuidado.

La razón es muy sencilla, las personas generalmente temen al cambio y la falta de información, y una comunicación poco efectiva, pueden llevar la selección al desastre. Dado que en general el cambio genera temor y este temor es el resultado de la falta de confianza, es fundamental que todas las personas involucradas en el uso del nuevo sistema estén bien informadas sobre los objetivos, beneficios y el porqué del cambio. Recuerde que son las personas en el equipo quienes estarán usando el sistema, y si ellos se sienten parte del proyecto, contribuirán con mayor facilidad. El entusiasmo que el líder del proyecto crea en su equipo, asegura el éxito de la implementación y del uso eficiente del sistema.

Existe muchísima información en la red sobre el trabajo en equipo. Lea un poco sobre el arte de liderar, antes de comunicar decisiones tan importantes a nivel corporativo, como la compra de un nuevo sistema de software empresarial.

Dentro de la coyuntura económica de hoy, es primordial ser prudente en sus decisiones. Sin embargo, para lograrlo, debe contar con información precisa, relevante, en el tiempo indicado y confiable. Todos los departamentos de una empresa, mínimamente requieren de este tipo de información para:

·         Medir su rendimiento

·         Tomar decisiones

·         Y seguir la normatividad 

Este documento le informa sobre:  

El valor de las aplicaciones de inteligencia empresarial en el aspecto financiero (para el cierre oportuno de cuentas y para generar reportes en tiempo real), en los recursos humanos (para mayor visibilidad sobre los factores que afectan los costos de la mano de obra), en las campañas de marketing (para crear panoramas completos sobre las necesidades de los clientes y sus patrones de compra), para la gestión de órdenes de compra, la gestión del centro de llamadas, ventas, servicio al cliente, etc. 

Todas las empresas están enfrentando mayores presiones para aumentar los ingresos y controlar los costos.  

Las aplicaciones Business Intelligence brindan el máximo valor al asegurar que la información este al alcance de todos para tomar las decisiones oportunas sobre clientes, proveedores y fuerza laboral, redundando en menores costos, mayores ingresos y mayor rentabilidad. 

Resumen de las aplicaciones Business Intelligence

Si su plan de compra está basado en las recomendaciones de su vecino, colega o en la publicidad, le aseguro no tendrá un retorno de la inversión óptimo. Logre el máximo beneficio de su compra de software por medio de un análisis exhaustivo de sus procesos y de la racionalización de los mismos, con miras a cumplir sus objetivos económicos en el tiempo. Compre el sistema que le ayudará a construir la empresa que usted visualiza en el futuro, y asegure que las prácticas empresariales sobre las cuales está basado el software, están alineadas con su idea de mejores prácticas para su empresa. Este artículo, le aporta los parámetros para empezar un plan de compra de software racional en términos económicos.

La sigla RFI viene del inglés Request for Information y significa petición de información. Este es un documento ampliamente usado en la industria del software para identificar todas las características de una solución particular, sus componentes y para describir lo que este puede realizar, es decir sus funcionalidades. El RFI es usado especialmente en los proyectos de selección de software, con el propósito de obtener información sobre los detalles de las soluciones de los diferentes proveedores, y constituye además, una mejor práctica.

En los procesos de selección de software es fundamental crear y seguir un RFI, y quien no lo haga, probablemente no sabrá que es lo que está comprando. Este artículo define que es un RFI, como obtenerlo y como maximizar el beneficio de su uso en los proyectos de selección de software. 

Leer el artículo.

Existen miles de libros y documentos en el mercado que hablan de los principios para llevar a cabo procesos de manera “lean.” Como traductora encuentro a diario la palabra “lean” que traducida literalmente al español significa magro. Sin embargo, utilizando la traducción literal se mutila todo el sentido económico de su contenido. 

En general hacer un proceso lean, es la tarea de racionalización en términos económicos de los procesos de todos tipos. Lean manufacturing, lean front office son algunos de los temas que hemos presentado en nuestro boletín de noticias. Pero todos tienen en común la búsqueda de partes en los procesos que no agregan valor. En otras palabras, la racionalización se refiere al análisis de todos los pasos de un proceso para hacerlos más eficientes, buscando las partes de este que no son necesarias, que no agregan valor, que no contribuyen o que son una perdida de tiempo. Los sistemas de software empresariales han contribuido en gran medida en la racionalización de los procesos, pues ellos automatizan las tareas y permiten que varias personas en la organización tengan acceso a información oportuna, actualizada y real. Sin embargo, los sistemas de software por si solos no racionalizan los procesos, es necesario que en primer lugar, se utilicen de manera eficiente explotando todo su potencial y en segundo lugar, el factor humano debe estar siempre analizando la mejor forma de usarlos. 

Los sistemas para modelado empresarial son un claro ejemplo del beneficio que trae la tecnología en la racionalización de los procesos donde existe un uso intensivo del factor humano. La semana pasada sacamos un artículo muy interesante sobre la racionalización del Front Office, donde se describe como evitar los desperdicios de tiempo y procesos en todas las tareas que tienen relación directa con los clientes. Esta es una invitación a leer un documento corto y conciso sobre el tema. Ir.

CRM y los servicios de la salud:

Para aquellos interesados en la gestión de relaciones con los pacientes, tenemos un artículo nuevo titulado ¿Qué esta impidiendo la reserva en línea de citas médicas?

Allí se analizan los impedimentos comunes, creencias y confusiones que han evitado la automatización de las citas médicas vía el Internet.

Esta semana salió en nuestro boletín de noticias en español, un artículo muy oportuno para la coyuntura económica por la cual pasamos.

Sobreviva la recesión cambiando su perspectiva administrativa es el titulo en español.

He aquí un pequeño resumen sobre su contenido:

En tiempos difíciles tener la información precisa para tomar decisiones es de suma importancia. Igualmente importante es tener la estructura organizacional que permita reasignar los recursos con flexibilidad, para enfocarse en las áreas que son más rentables versus las que no lo son. El articulo que presentamos hoy, expone ideas claras sobre como cambiar el tipo de administración empresarial para optimizar el uso de los recursos disponibles. La solución es una administración por proyectos, pero ¿Qué significa eso? y ¿Cómo lograrlo?

En cualquier ambiente empresarial se presentan casos donde los clientes devuelven mercancías, bien sea por defectuosas, por error al envío, etc.  

Si su sistema de software no esta preparado para albergar todas las posibilidades dentro de las devoluciones, este proceso puede terminar siendo un dolor de cabeza para varios departamentos en su empresa. Imagine: El sistema debe ser capaz de rastrear los artículos en reparación, los considerados como desperdicio, los que están de nuevo en el inventario de productos terminados, los costos de estos procesos adicionales, las razones por las cuales se devolvieron los artículos para fines de control de calidad; solo para nombrar algunas posibilidades.   

Este artículo es la primera parte de dos. En esta primera parte, el autor expone los diferentes escenarios en el amplio universo de las devoluciones y en la segunda parte, presenta como Microsoft Dynamics AX enfrenta estos retos.

Gestión de devoluciones

La industria alimenticia al igual que la farmacéutica, tiene regulaciones estrictas que pretenden garantizar la salud pública y las exigencias de los consumidores en cuanto al origen de los productos.  

Para lograr la conformidad normativa impuesta por los gobiernos de múltiples países, existen en el mercado sistemas de software que facilitan dicho objetivo.  

Tenemos ahora en nuestra hemeroteca, numerosos documentos que hablan de los retos de la industria y de los sistemas que facilitan el proceso.  

Si su empresa se dedica a la producción de alimentos no dude en visitar nuestro sitio Web de white papers dedicados al tema.

Trazabilidad, pilar de la seguridad alimentaria

Hemeroteca

Una de las costumbres más comunes de los empresarios que buscan un sistema de software para su empresa, es guiarse por las recomendaciones de sus amigos. Sin embargo, y aunque es prudente buscar referencias, sus procesos y prácticas empresariales pueden diferir de las prácticas de otras empresas, y el sistema que funciona para ellas no necesariamente es el óptimo para la suya.  

     Software contable para PYMES

La selección de software se puede dividir en cuatro fases mayores: Investigación, evaluación, selección y postselección.

Una vez realizada la selección, recomendamos la instauración de una estrategia de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software para generar visibilidad sobre los sistemas existentes que conducen su organización, asegurando una perspectiva racionalista y rentable.

Las organizaciones exitosas en llevar a cabo implementaciones de software, normalmente aseguran el cumplimiento de las siguientes metas:

• Identificar las necesidades empresariales y mapearlas dentro de un modelo de funciones y características de software
• Lograr consenso en todo el proceso de selección
• Llevar a cabo un proceso objetivo y cuantificable
• Realizar demostraciones prediseñadas para nivelar el campo de juego
• Elegir el sistema que mejor satisface las necesidades empresariales

Puntos importantes ha considerar

• ¿Tiene usted información detallada sobre las características y funciones de la combinación de sistemas empresariales? 
• ¿Puede usted fácilmente identificar las redundancias, vacíos, interdependencias y puntos de integración entre sus sistemas actuales?
• ¿Esta usted documentando las prioridades empresariales y sus procesos en la medida en que se dan cambios, asegurando que tiene una perspectiva actualizada?
• ¿Puede mapear procesos y flujos de trabajo dentro de todas las funciones de sus sistemas empresariales?
• ¿Puede usted realizar decisiones de modernización de sistemas de manera rentable, y basado en las necesidades reales de su organización?

Apoye sus iniciativas de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software.

Una vez haya concluido la selección o implementación del software, la información obtenida puede usarse para apoyar una estrategia general de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software. El acceso a información precisa y detallada permite simplificar la auditoría y mantenerse dentro de las regulaciones gubernamentales de conformidad.

Administrar y mantener información crítica sobre sus sistemas de TI, es una excelente práctica para fortalecer la posición de una empresa en cuanto a futuras preguntas sobre la rentabilidad de actualizar, reemplazar, consolidar o introducir nuevas tecnologías. Usted sólo cosechará los beneficios de un sistema empresarial si continua haciendo seguimiento a la habilidad del sistema para satisfacer las necesidades de su empresa. Recomendamos que haga constante seguimiento a la idoneidad del software, particularmente si su empresa tiene múltiples sistemas.

Cuarta fase: Postselección

Esta es la cuarta y última fase del proceso de selección, compra e implementación de software. Como dijimos con anterioridad, las fases aquí expuestas son un pequeño resumen de los pasos que TEC realiza y recomienda cuando de proyectos de esta magnitud se trata.

Ya que el proceso de implementación es complejo, se puede dar el caso que entre usted y el implementador existan diferencias de perspectivas en varios puntos del proyecto. Adicionalmente, cumplir con el cronograma y presupuesto puede ser un reto.

Los pasos más importantes en esta fase son:
· Seleccionar un director del proyecto de implementación que tenga el carisma necesario para transmitir entusiasmo a todos los usuarios del sistema. De esta manera se evitan los conflictos que el cambio puede generar.
· Revisar cada meta del proyecto de implementación.
· Coordinar los recursos necesarios para mantener el proyecto sobre el camino indicado.
· Auditar el progreso de la implementación contra los servicios y productos prometidos.
· Negociar costos adicionales asociados con incrementos en el alcance del proyecto.
· Monitorear el proceso de implementación.
· Informar a las partes interesadas desde un punto de vista objetivo, sobre el progreso de la implementación.

Su implementación satisfará sus expectativas sólo si usted asegura que todos los objetivos del proyecto se lleven a cabo. El servicio de auditoria de TEC para la implementación asegura que las estrategias y procesos del proyecto contribuyan con los fines de su organización.

TEC puede servir como auditor de la implementación para asegurar que se satisfagan sus intereses en esta fase crucial de su inversión. Nuestro programa le permitirá monitorear, medir e informar sobre el progreso de su proyecto de implementación de forma regular.