Muchas compañías medianas tienen que lidiar con un problema muy especial:  la necesidad de una verdadera solución de business intelligence (BI), pero deben obtenerla e instalarla con un presupuesto limitado. El 29 de septiembre del 2009, IBM Cognos anunció el lanzamiento de Cognos Express, un nuevo producto especialmente diseñado para cubrir las necesidades de la mediana empresa. Por supuesto, aquí en TEC, nos tomamos el tiempo para “darle una probadita”. Descargamos la versión de evaluación, y pusimos nuestras manos en esta nueva herramienta.
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En mi blog BI para las masas, escribí acerca de las estrategias que algunas compañías han implementado para brindar a un mayor número de usuarios, la posibilidad de utilizar herramientas de BI como parte de sus tareas diarias.

Esto se extiende no solamente a la gente que toma las decisiones o a aquellos a cargo del manejo de conocimiento, sino a su extenso uso  en las compañías. Lo anterior tiene el potencial para generar distintos tipos de estrategias; y de esta manera (como con todas las innovaciones), creará la necesidad de atender problemas derivados. Inevitablemente, también representará el manejo de nuevos requisitos, nuevas fuentes de datos, y para la organización, procesos de negocio nuevos o modificados. Desde una perspectiva de negocios, esto representa un gran cambio.
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De acuerdo con AskOxford.com, empowerment es la acción de:

“1. Dar autoridad o poder para; o autorizar.
2. Dar la Fortaleza y confianza para”

Hoy en día empowerment parece cobrar importancia en el mercado de inteligencia empresarial, las grandes empresas están consientes de la importancia de dar acceso e independencia sobre la información a sus empleados.   Ellos tienen toda la habilidad financiera y la infraestructura humana para hacerlo. Hoy en día, el conocimiento a gran escala es esencial para aumentar la cuota del mercado, la rentabilidad y las oportunidades de negocios. Los grandes proveedores de software han estado enfrentando estas necesidades desde hace ya algún tiempo. Pero ahora, las condiciones han cambiado a nivel global. Originalmente, muchas compañías medianas tenían como meta la automatización operacional.  Como primer paso lógico, muchas compañías de software dedicaron sus esfuerzos a crear soluciones de software para satisfacer las necesidades de sus clientes: Los sistemas ERP, CRM, RRHH son parte de un grupo de herramientas que contribuyen con los recursos necesarios para que las empresas medianas logren su objetivo. Read the rest of this entry »

Sin importar la búsqueda de tecnología más avanzada, mejor y más apropiada para las aplicaciones de BI, en la industria actual de la inteligencia de negocios existe especial interés por encontrar la “verdadera usabilidad” de estas herramientas. Es decir, los usuarios quieren que el software para BI no sea solamente más rápido y mejor, sino también más fácil de utilizar. Y finalmente, también quieren que su uso se extienda a un mayor número de gente: ha iniciado la búsqueda para su uso masivo.
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Si no entiende algo o piensa que una parte del trabajo no se ha realzado, pregunte cortésmente qué sucede, no acuse.

Muchas veces los administradores no contribuyen a la comunicación y sentido de pertenencia del equipo, pues están muy ocupados buscando culpables. Si algo falla en el proyecto no es culpa de los subordinados, es su culpa solamente. Como administrador, es usted quien tiene el control. Si usted es usted de los que busca culpables, no obtendrá retro-alimentación que beneficie el proyecto, solo logrará que los participantes se coloquen en estado defensivo. Este estado de defensa solo sirve para dañar las relaciones, la confianza y perder tiempo.

Si está usted en el área de menudeo, le puede interesar mi última traducción:

Minoristas, consumidores y recesión: Guardándose de la tormenta

En las notas anteriores hemos hablado sobre la importancia del trabajo en grupo para asegurar el éxito de un proyecto de selección. Pero ¿qué hacer cuando no encuentra la colaboración necesaria y en su lugar, encuentra resistencia?

En términos generales, el administrador del proyecto (bien sea una selección de software u otro proyecto) cumple el papel de psicólogo, ya que al interactuar con personas, debe tener en cuenta los aspectos emocionales del grupo con el cual trabaja y sin el cual no puede realizar su labor.

Una de las razones más comunes de resistencia al cambio y especialmente cuando de tecnología se trata, es el miedo a perder el trabajo; dicho de otra forma, es el miedo a ser remplazado por la maquina.

Asegúrese de hablar personalmente con su equipo, pero muy especialmente con aquella persona dentro de su grupo que usted siente no está cooperando. Si puede usted identificar la persona que se está resistiendo, vaya al sitio de trabajo de esa persona, hable con ella sobre la forma en la cual se llevan a cabo los procesos en la actualidad e indíquele los beneficios que va a obtener con el nuevo sistema. Demuéstrele que él o ella son importantes en la organización y que sus conocimientos son de gran ayuda para todos. Infórmele sobre las funcionalidades del nuevo sistema y sobre los beneficios que él o ella obtendrán con mejores herramientas de trabajo. Escuche sus opiniones con mente abierta. Es posible que esta persona conozca algo importante que usted debe saber. Trate de ponerse en sus zapatos y trátele con humanidad.

Su peor enemigo es la arrogancia y la ignorancia o el miedo a lo desconocido.

 Todos para uno y uno para todos.

Un aspecto importante dentro de la gestión de proyectos TI y de implementación es la comunicación. Asegure que los participantes en el proyecto se pueden comunicar fácilmente.

Una opción, puede ser crear un tablero donde los participantes pueden comunicar los problemas prácticos que encuentran en el proceso. Otros tipos de problemas pueden ser manejados de manera más eficiente vía email (una forma más privada).

Este tablero, visible para todos los participantes, ayudará a prevenir problemas que afectan a otros participantes. Si A encuentra un problema que afecta a D y M y lo comunica rápidamente por medio del tablero, todos los demás participantes, sabrán cómo, porqué y cuando su propio proceso se verá afectado. Y por último habrá más disposición de parte de todos en la solución del problema de A, para que los demás puedan con confianza continuar sus propios procesos.  

El problema de uno, es el problema de todos. Todos para uno y uno para todos.

Influir y motivar son dos palabras claves dentro de la administración de proyectos. Influir se refiere a vender la idea de cambio, mostrando objetivamente la diferencia entre el estado actual y el estado al cual se desea llegar.

Motivar es diferente en la medida en que los participantes pueden comprender objetivamente la idea, pero necesitan ser animados o motivados en la realización del proyecto o tarea. La comprensión le da confianza a las personas y el ánimo, les da la energía necesaria para llevar a cabo el plan. Estos elementos simples de la administración de proyectos, le aseguran la colaboración del equipo y usted estará seguro que si se presenta algún problema en el camino, su equipo le informará inmediatamente y sin temores, para poder aplicar los correctivos del caso.

Continuando el tema sobre el trabajo en grupo, estuve navegando en el Internet y encontré el siguiente enlace sobre el tema. Espero lo encuentren de utilidad: Liderazgo y trabajo en equipo

Uno de los aspectos cruciales en la selección de software es el trabajo que equipo. Si, este aspecto de las diferentes  etapas del proceso de evaluación, selección e implementación de software es crucial y debe ser tratado con especial cuidado.

La razón es muy sencilla, las personas generalmente temen al cambio y la falta de información, y una comunicación poco efectiva, pueden llevar la selección al desastre. Dado que en general el cambio genera temor y este temor es el resultado de la falta de confianza, es fundamental que todas las personas involucradas en el uso del nuevo sistema estén bien informadas sobre los objetivos, beneficios y el porqué del cambio. Recuerde que son las personas en el equipo quienes estarán usando el sistema, y si ellos se sienten parte del proyecto, contribuirán con mayor facilidad. El entusiasmo que el líder del proyecto crea en su equipo, asegura el éxito de la implementación y del uso eficiente del sistema.

Existe muchísima información en la red sobre el trabajo en equipo. Lea un poco sobre el arte de liderar, antes de comunicar decisiones tan importantes a nivel corporativo, como la compra de un nuevo sistema de software empresarial.

Si su plan de compra está basado en las recomendaciones de su vecino, colega o en la publicidad, le aseguro no tendrá un retorno de la inversión óptimo. Logre el máximo beneficio de su compra de software por medio de un análisis exhaustivo de sus procesos y de la racionalización de los mismos, con miras a cumplir sus objetivos económicos en el tiempo. Compre el sistema que le ayudará a construir la empresa que usted visualiza en el futuro, y asegure que las prácticas empresariales sobre las cuales está basado el software, están alineadas con su idea de mejores prácticas para su empresa. Este artículo, le aporta los parámetros para empezar un plan de compra de software racional en términos económicos.

La sigla RFI viene del inglés Request for Information y significa petición de información. Este es un documento ampliamente usado en la industria del software para identificar todas las características de una solución particular, sus componentes y para describir lo que este puede realizar, es decir sus funcionalidades. El RFI es usado especialmente en los proyectos de selección de software, con el propósito de obtener información sobre los detalles de las soluciones de los diferentes proveedores, y constituye además, una mejor práctica.

En los procesos de selección de software es fundamental crear y seguir un RFI, y quien no lo haga, probablemente no sabrá que es lo que está comprando. Este artículo define que es un RFI, como obtenerlo y como maximizar el beneficio de su uso en los proyectos de selección de software. 

Leer el artículo.

Si esta usted involucrado en el proyecto de selección e implementación de software de su compañía, se habrá percatado entonces, de que tan difícil es este proceso.  Desde descifrar que es lo que usted desea que el nuevo sistema lleve a cabo, hasta su puesta en marcha –incluyendo todos los procesos intermedios- la selección e implementación se software no es una hazaña fácil. De hecho, puede ser absolutamente extenuante. 

Para empezar su proyecto de selección con el pie derecho, debe usted definir primero todos sus procesos empresariales actuales y luego, los debe documentar. Tan solo esta parte del proceso puede tomar meses. Sin embargo, con la metodología y herramientas apropiadas, el tiempo invertido en esta tarea puede ser reducido enormemente. Si esta usando su propio método para recopilar los requisitos, su lista de procesos empresariales debe ser estructurada de tal forma que le permita a los proveedores compáralas con su producto, y definir si pueden o no satisfacer ciertas funciones. Read the rest of this entry »

Una de las costumbres más comunes de los empresarios que buscan un sistema de software para su empresa, es guiarse por las recomendaciones de sus amigos. Sin embargo, y aunque es prudente buscar referencias, sus procesos y prácticas empresariales pueden diferir de las prácticas de otras empresas, y el sistema que funciona para ellas no necesariamente es el óptimo para la suya.  

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