Tenemos el placer de anunciar que Intelisis, un proveedor mexicano de ERP que ofrece sus servicios en México y Centroamérica, se ha unido a la comunidad de proveedores de software con productos certificados al someter al escrutinio de los analistas de TEC su aplicación Intelisis ERP 4000, la cual ha sido listada bajo el rubro de ERP para manufactura discreta.
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Tengo el placer de anunciar que el sistema en línea para la evaluación y selección de software de Technology Evaluation Centers, ha superado su lanzamiento beta y el último esta ahora disponible.
Al examinar la Vitrina de proveedores de Technology Evaluation Centers (TEC), usted se habrá probablemente percatado de que al lado de algunas soluciones de software esta el logo de TEC. Es posible que quienes sean nuevos en nuestro sitio Web, no sepan que ello representa que el proveedor ha pasado exitosamente por el Programa de Certificación de TEC.
En la primera parte de esta serie, Sistemas de Soporte a Decisiones, los cuatro elementos… (1a Parte), hablamos acerca de las características básicas de los sistemas de soporte a decisiones (DSS, por sus siglas en inglés). En esta ocasión he decidido tomar un ejemplo para mostrar de manera práctica estos cuatro elementos, en el caso de TEC. Read the rest of this entry »
Todos para uno y uno para todos.
Un aspecto importante dentro de la gestión de proyectos TI y de implementación es la comunicación. Asegure que los participantes en el proyecto se pueden comunicar fácilmente.
Una opción, puede ser crear un tablero donde los participantes pueden comunicar los problemas prácticos que encuentran en el proceso. Otros tipos de problemas pueden ser manejados de manera más eficiente vía email (una forma más privada).
Este tablero, visible para todos los participantes, ayudará a prevenir problemas que afectan a otros participantes. Si A encuentra un problema que afecta a D y M y lo comunica rápidamente por medio del tablero, todos los demás participantes, sabrán cómo, porqué y cuando su propio proceso se verá afectado. Y por último habrá más disposición de parte de todos en la solución del problema de A, para que los demás puedan con confianza continuar sus propios procesos.
El problema de uno, es el problema de todos. Todos para uno y uno para todos.
Si su plan de compra está basado en las recomendaciones de su vecino, colega o en la publicidad, le aseguro no tendrá un retorno de la inversión óptimo. Logre el máximo beneficio de su compra de software por medio de un análisis exhaustivo de sus procesos y de la racionalización de los mismos, con miras a cumplir sus objetivos económicos en el tiempo. Compre el sistema que le ayudará a construir la empresa que usted visualiza en el futuro, y asegure que las prácticas empresariales sobre las cuales está basado el software, están alineadas con su idea de mejores prácticas para su empresa. Este artículo, le aporta los parámetros para empezar un plan de compra de software racional en términos económicos.
La sigla RFI viene del inglés Request for Information y significa petición de información. Este es un documento ampliamente usado en la industria del software para identificar todas las características de una solución particular, sus componentes y para describir lo que este puede realizar, es decir sus funcionalidades. El RFI es usado especialmente en los proyectos de selección de software, con el propósito de obtener información sobre los detalles de las soluciones de los diferentes proveedores, y constituye además, una mejor práctica.
En los procesos de selección de software es fundamental crear y seguir un RFI, y quien no lo haga, probablemente no sabrá que es lo que está comprando. Este artículo define que es un RFI, como obtenerlo y como maximizar el beneficio de su uso en los proyectos de selección de software.
Si esta usted involucrado en el proyecto de selección e implementación de software de su compañía, se habrá percatado entonces, de que tan difícil es este proceso. Desde descifrar que es lo que usted desea que el nuevo sistema lleve a cabo, hasta su puesta en marcha –incluyendo todos los procesos intermedios- la selección e implementación se software no es una hazaña fácil. De hecho, puede ser absolutamente extenuante.
Para empezar su proyecto de selección con el pie derecho, debe usted definir primero todos sus procesos empresariales actuales y luego, los debe documentar. Tan solo esta parte del proceso puede tomar meses. Sin embargo, con la metodología y herramientas apropiadas, el tiempo invertido en esta tarea puede ser reducido enormemente. Si esta usando su propio método para recopilar los requisitos, su lista de procesos empresariales debe ser estructurada de tal forma que le permita a los proveedores compáralas con su producto, y definir si pueden o no satisfacer ciertas funciones. Read the rest of this entry »
Una de las costumbres más comunes de los empresarios que buscan un sistema de software para su empresa, es guiarse por las recomendaciones de sus amigos. Sin embargo, y aunque es prudente buscar referencias, sus procesos y prácticas empresariales pueden diferir de las prácticas de otras empresas, y el sistema que funciona para ellas no necesariamente es el óptimo para la suya.
El año anterior se tradujo al español un documento escrito por los analistas de TEC que hoy en día sigue teniendo relevancia. Hoy quisiera volverlo a presentar para aquellas personas que dentro de las PYMES, buscan un software contable. Espero que lo encuentren interesante:
La selección de software se puede dividir en cuatro fases mayores: Investigación, evaluación, selección y postselección.
Una vez realizada la selección, recomendamos la instauración de una estrategia de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software para generar visibilidad sobre los sistemas existentes que conducen su organización, asegurando una perspectiva racionalista y rentable.
Las organizaciones exitosas en llevar a cabo implementaciones de software, normalmente aseguran el cumplimiento de las siguientes metas:
- Identificar las necesidades empresariales y mapearlas dentro de un modelo de funciones y características de software
- Lograr consenso en todo el proceso de selección
- Llevar a cabo un proceso objetivo y cuantificable
- Realizar demostraciones prediseñadas para nivelar el campo de juego
- Elegir el sistema que mejor satisface las necesidades empresariales
Puntos importantes ha considerar
- ¿Tiene usted información detallada sobre las características y funciones de la combinación de sistemas empresariales?
- ¿Puede usted fácilmente identificar las redundancias, vacíos, interdependencias y puntos de integración entre sus sistemas actuales?
- ¿Esta usted documentando las prioridades empresariales y sus procesos en la medida en que se dan cambios, asegurando que tiene una perspectiva actualizada?
- ¿Puede mapear procesos y flujos de trabajo dentro de todas las funciones de sus sistemas empresariales?
- ¿Puede usted realizar decisiones de modernización de sistemas de manera rentable, y basado en las necesidades reales de su organización?
Apoye sus iniciativas de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software.
Una vez haya concluido la selección o implementación del software, la información obtenida puede usarse para apoyar una estrategia general de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software. El acceso a información precisa y detallada permite simplificar la auditoría y mantenerse dentro de las regulaciones gubernamentales de conformidad.
Administrar y mantener información crítica sobre sus sistemas de TI, es una excelente práctica para fortalecer la posición de una empresa en cuanto a futuras preguntas sobre la rentabilidad de actualizar, reemplazar, consolidar o introducir nuevas tecnologías. Usted sólo cosechará los beneficios de un sistema empresarial si continua haciendo seguimiento a la habilidad del sistema para satisfacer las necesidades de su empresa. Recomendamos que haga constante seguimiento a la idoneidad del software, particularmente si su empresa tiene múltiples sistemas.
Cuarta fase: Postselección
Esta es la cuarta y última fase del proceso de selección, compra e implementación de software. Como dijimos con anterioridad, las fases aquí expuestas son un pequeño resumen de los pasos que TEC realiza y recomienda cuando de proyectos de esta magnitud se trata.
Ya que el proceso de implementación es complejo, se puede dar el caso que entre usted y el implementador existan diferencias de perspectivas en varios puntos del proyecto. Adicionalmente, cumplir con el cronograma y presupuesto puede ser un reto.
Los pasos más importantes en esta fase son:
· Seleccionar un director del proyecto de implementación que tenga el carisma necesario para transmitir entusiasmo a todos los usuarios del sistema. De esta manera se evitan los conflictos que el cambio puede generar.
· Revisar cada meta del proyecto de implementación.
· Coordinar los recursos necesarios para mantener el proyecto sobre el camino indicado.
· Auditar el progreso de la implementación contra los servicios y productos prometidos.
· Negociar costos adicionales asociados con incrementos en el alcance del proyecto.
· Monitorear el proceso de implementación.
· Informar a las partes interesadas desde un punto de vista objetivo, sobre el progreso de la implementación.
Su implementación satisfará sus expectativas sólo si usted asegura que todos los objetivos del proyecto se lleven a cabo. El servicio de auditoria de TEC para la implementación asegura que las estrategias y procesos del proyecto contribuyan con los fines de su organización.
TEC puede servir como auditor de la implementación para asegurar que se satisfagan sus intereses en esta fase crucial de su inversión. Nuestro programa le permitirá monitorear, medir e informar sobre el progreso de su proyecto de implementación de forma regular.
No esta demás recordar a nuestros lectores que estas fases de las cuales hemos venido hablando por las dos ultimas semanas, son solo una versión resumida de los procesos que TEC utiliza al ayudar a sus clientes en la selección e implementación de sistemas empresariales.
Tercera fase: La selección
Recuerde que los beneficios de un software empresarial sólo se ven cuando ha realizado una selección adecuada. Usando criterios precisos y relevantes sobre las funcionalidades del software, usted estará mejor informado sobre sus opciones.Con el análisis adecuado, su equipo de selección puede hacer evaluaciones precisas y cuantitativas sobre que tan bien un proveedor puede o no satisfacer sus necesidades. Esto asegurará que usted seleccione la solución de software empresarial más adecuada. Los pasos más importantes en esta fase son:
· Crear guiones y escenarios para las demostraciones de los proveedores, basados en los requisitos empresariales más importantes
· Usar el RFI/RFP para incluir la información de costos del sistema
· Invitar a los proveedores para visitar su empresa. Es importante que ellos sepan como funciona su modelo empresarial.
· Moderar las demostraciones de los proveedores para corroborar que el sistema soluciona sus puntos empresariales críticos. Es importante que usted mantenga el control sobre la demostración ciñéndose a sus preguntas, pero permitiendo al mismo tiempo que el proveedor le muestre las funcionalidades que considera importantes para usted.
· Evaluar las estrategias de implementación de los proveedores.
· Llevar a cabo un análisis de los costos totales de propiedad.
· Identificar la solución que mejor satisface sus necesidades
· Desarrollar una auditoría y reporte sobre la selección
· Obtener la aprobación ejecutiva
· Notificar a los proveedores ganadores y perdedores
· Llevar a cabo una verificación sobre el proveedor basada en referencias
· Negociar el contrato
La semana pasada hablábamos de la primera fase en las mejores prácticas para la selección de software. Ahora hablaremos de la segunda fase. Recuerde que estas son simplemente notas resumidas al respecto.
Segunda fase: La evaluación
Una vez que usted tiene una comprensión general de los diferentes requisitos funcionales del sistema, puede empezar a evaluar a los proveedores de software y crear una lista corta de productos para un análisis más profundo.
Los pasos más importantes de esta fase son:
La recolección y priorización de los requisitos. Transformar las necesidades empresariales y su mapeo a un grupo de requisitos bajo un formato estándarLa transformación de los requisitos en un modelo de decisión. Esto incluye incorporar requisitos específicos de la empresa dentro de una plantilla estándar o una combinación de varias
La publicación de su petición de información (RFI) o petición de propuesta (RFP) basada en su modelo de decisión.
La recopilación de las respuestas al RFP/RFI.
La realización de una clasificación preliminar para disminuir la lista de posibles vendedores.
La validación y el análisis de las respuestas al RFP/RFI.
La reducción de la lista de posibles proveedores para llegar a una lista corta que permita un análisis mas profundo.
Seleccionar una solución del software empresarial requiere de una significativa inversión en tiempo, energía y recursos por parte de una organización. La debida diligencia durante el proceso de selección requiere de tiempo y recursos tanto físicos como humanos, que deben ser substraídos de otras operaciones importantes para dedicarse tiempo completo y/o parcial al proyecto de selección. Como resultado, los costos de la selección de un sistema empresarial empiezan a cuantificarse incluso mucho antes de su selección, y van más allá de su implementación. Read the rest of this entry »
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