¿Existe tensión en su empresa entre quienes autorizan el gasto en TI y quienes determinan las necesidades? Los roles de cada puesto corporativo, combinados con la perspectiva de TI actual, puede contar la historia sobre qué tan “estratégicos” son realmente sus sistemas TI. Mas importante aún, esta tensión subraya el involucramiento que debe tener TI en la comprensión y participación para determinar las necesidades del proyecto.
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[Nota del editor: Frank no es un personaje inventado.  Él es una persona real, empleado en una empresa real.  He cambiado ciertos particulares que lo identifican según su petición.  Esta serie interactiva, creada y publicada con su permiso, es un ejercicio de análisis simulado basado en unas entrevistas que estoy llevando a cabo con él.  Usted puede encontrar el vocabulario de Frank un poco colorido.  Le he rebajado el tono.  Pero aún es colorido.
Previamente: episodio 1 / episodio 2

Mi jefe quiere un sistema ERP.  Mi jefe quiere un sistema ERP de SAP.  Mi jefe quiere que llame ahora mismo a SAP para comprar este sistema ERP.  Él tiene metido en su cabeza que SAP es el Rolls-Royce de los ERP y por eso lo quiere.

Y ya que mi salario es lo único que está alimentando a quienes me quieren, de pronto debería hacer lo que Teodoro desea que haga.
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[Nota del editor: Frank no es un personaje inventado.  Él es una persona real, empleado en una empresa real.  He cambiado ciertos particulares que lo identifican según su petición.  Esta serie interactiva, creada y publicada con su permiso, es un ejercicio de análisis simulado basado en unas entrevistas que estoy llevando a cabo con él.  Usted puede encontrar el vocabulario de Frank un poco colorido.  Le he rebajado el tono.  Pero aún es colorido. Previamente: episodio 1] Read the rest of this entry »

Si está usted en la industria de la moda y busca un sistema de software diseñado para su industria, TEC ha creado una plantilla RFI del mapa de procesos que le facilitará el trabajo.
La industria de la moda maneja productos de alta volatilidad, productos que cambian de una estación a otra y cuyo ciclo de vida es muy corto. Por esta razón, las características del sistema de software que necesita esta industria es muy particular.
La industria  de la moda requiere de coordinar recursos internos y externos para la entrega puntual de sus productos. Coordinar partes del proceso que son subcontratadas en diferentes países, listas de materiales que deben llegar a cierto lugar para poder empezar el proceso de producción, gestionar líneas de productos por color, talla, material, etc., gestionar los muestrarios, mantenerse al día en cuanto a las opciones del mercado para los materiales requeridos y sus precios, el control de la calidad, gestionar una biblioteca de diseños de donde se puede reciclar información, estas son solo algunas de las necesidades de la industria de la moda.

PLM RFI para la industria de la moda

Si no entiende algo o piensa que una parte del trabajo no se ha realzado, pregunte cortésmente qué sucede, no acuse.

Muchas veces los administradores no contribuyen a la comunicación y sentido de pertenencia del equipo, pues están muy ocupados buscando culpables. Si algo falla en el proyecto no es culpa de los subordinados, es su culpa solamente. Como administrador, es usted quien tiene el control. Si usted es usted de los que busca culpables, no obtendrá retro-alimentación que beneficie el proyecto, solo logrará que los participantes se coloquen en estado defensivo. Este estado de defensa solo sirve para dañar las relaciones, la confianza y perder tiempo.

En las notas anteriores hemos hablado sobre la importancia del trabajo en grupo para asegurar el éxito de un proyecto de selección. Pero ¿qué hacer cuando no encuentra la colaboración necesaria y en su lugar, encuentra resistencia?

En términos generales, el administrador del proyecto (bien sea una selección de software u otro proyecto) cumple el papel de psicólogo, ya que al interactuar con personas, debe tener en cuenta los aspectos emocionales del grupo con el cual trabaja y sin el cual no puede realizar su labor.

Una de las razones más comunes de resistencia al cambio y especialmente cuando de tecnología se trata, es el miedo a perder el trabajo; dicho de otra forma, es el miedo a ser remplazado por la maquina.

Asegúrese de hablar personalmente con su equipo, pero muy especialmente con aquella persona dentro de su grupo que usted siente no está cooperando. Si puede usted identificar la persona que se está resistiendo, vaya al sitio de trabajo de esa persona, hable con ella sobre la forma en la cual se llevan a cabo los procesos en la actualidad e indíquele los beneficios que va a obtener con el nuevo sistema. Demuéstrele que él o ella son importantes en la organización y que sus conocimientos son de gran ayuda para todos. Infórmele sobre las funcionalidades del nuevo sistema y sobre los beneficios que él o ella obtendrán con mejores herramientas de trabajo. Escuche sus opiniones con mente abierta. Es posible que esta persona conozca algo importante que usted debe saber. Trate de ponerse en sus zapatos y trátele con humanidad.

Su peor enemigo es la arrogancia y la ignorancia o el miedo a lo desconocido.

Si esta usted involucrado en el proyecto de selección e implementación de software de su compañía, se habrá percatado entonces, de que tan difícil es este proceso.  Desde descifrar que es lo que usted desea que el nuevo sistema lleve a cabo, hasta su puesta en marcha –incluyendo todos los procesos intermedios- la selección e implementación se software no es una hazaña fácil. De hecho, puede ser absolutamente extenuante. 

Para empezar su proyecto de selección con el pie derecho, debe usted definir primero todos sus procesos empresariales actuales y luego, los debe documentar. Tan solo esta parte del proceso puede tomar meses. Sin embargo, con la metodología y herramientas apropiadas, el tiempo invertido en esta tarea puede ser reducido enormemente. Si esta usando su propio método para recopilar los requisitos, su lista de procesos empresariales debe ser estructurada de tal forma que le permita a los proveedores compáralas con su producto, y definir si pueden o no satisfacer ciertas funciones. Read the rest of this entry »

La selección de software se puede dividir en cuatro fases mayores: Investigación, evaluación, selección y postselección.

Una vez realizada la selección, recomendamos la instauración de una estrategia de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software para generar visibilidad sobre los sistemas existentes que conducen su organización, asegurando una perspectiva racionalista y rentable.

Las organizaciones exitosas en llevar a cabo implementaciones de software, normalmente aseguran el cumplimiento de las siguientes metas:

• Identificar las necesidades empresariales y mapearlas dentro de un modelo de funciones y características de software
• Lograr consenso en todo el proceso de selección
• Llevar a cabo un proceso objetivo y cuantificable
• Realizar demostraciones prediseñadas para nivelar el campo de juego
• Elegir el sistema que mejor satisface las necesidades empresariales

Puntos importantes ha considerar

• ¿Tiene usted información detallada sobre las características y funciones de la combinación de sistemas empresariales? 
• ¿Puede usted fácilmente identificar las redundancias, vacíos, interdependencias y puntos de integración entre sus sistemas actuales?
• ¿Esta usted documentando las prioridades empresariales y sus procesos en la medida en que se dan cambios, asegurando que tiene una perspectiva actualizada?
• ¿Puede mapear procesos y flujos de trabajo dentro de todas las funciones de sus sistemas empresariales?
• ¿Puede usted realizar decisiones de modernización de sistemas de manera rentable, y basado en las necesidades reales de su organización?

Apoye sus iniciativas de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software.

Una vez haya concluido la selección o implementación del software, la información obtenida puede usarse para apoyar una estrategia general de gestión del ciclo de vida de la arquitectura del software. El acceso a información precisa y detallada permite simplificar la auditoría y mantenerse dentro de las regulaciones gubernamentales de conformidad.

Administrar y mantener información crítica sobre sus sistemas de TI, es una excelente práctica para fortalecer la posición de una empresa en cuanto a futuras preguntas sobre la rentabilidad de actualizar, reemplazar, consolidar o introducir nuevas tecnologías. Usted sólo cosechará los beneficios de un sistema empresarial si continua haciendo seguimiento a la habilidad del sistema para satisfacer las necesidades de su empresa. Recomendamos que haga constante seguimiento a la idoneidad del software, particularmente si su empresa tiene múltiples sistemas.

Cuarta fase: Postselección

Esta es la cuarta y última fase del proceso de selección, compra e implementación de software. Como dijimos con anterioridad, las fases aquí expuestas son un pequeño resumen de los pasos que TEC realiza y recomienda cuando de proyectos de esta magnitud se trata.

Ya que el proceso de implementación es complejo, se puede dar el caso que entre usted y el implementador existan diferencias de perspectivas en varios puntos del proyecto. Adicionalmente, cumplir con el cronograma y presupuesto puede ser un reto.

Los pasos más importantes en esta fase son:
· Seleccionar un director del proyecto de implementación que tenga el carisma necesario para transmitir entusiasmo a todos los usuarios del sistema. De esta manera se evitan los conflictos que el cambio puede generar.
· Revisar cada meta del proyecto de implementación.
· Coordinar los recursos necesarios para mantener el proyecto sobre el camino indicado.
· Auditar el progreso de la implementación contra los servicios y productos prometidos.
· Negociar costos adicionales asociados con incrementos en el alcance del proyecto.
· Monitorear el proceso de implementación.
· Informar a las partes interesadas desde un punto de vista objetivo, sobre el progreso de la implementación.

Su implementación satisfará sus expectativas sólo si usted asegura que todos los objetivos del proyecto se lleven a cabo. El servicio de auditoria de TEC para la implementación asegura que las estrategias y procesos del proyecto contribuyan con los fines de su organización.

TEC puede servir como auditor de la implementación para asegurar que se satisfagan sus intereses en esta fase crucial de su inversión. Nuestro programa le permitirá monitorear, medir e informar sobre el progreso de su proyecto de implementación de forma regular.

La semana pasada hablábamos de la primera fase en las mejores prácticas para la selección de software. Ahora hablaremos de la segunda fase. Recuerde que estas son simplemente notas resumidas al respecto.

Segunda fase: La evaluación

Una vez que usted tiene una comprensión general de los diferentes requisitos funcionales del sistema, puede empezar a evaluar a los proveedores de software y crear una lista corta de productos para un análisis más profundo.

Los pasos más importantes de esta fase son:

La recolección y priorización de los requisitos. Transformar las necesidades empresariales y su mapeo a un grupo de requisitos bajo un formato estándarLa transformación de los requisitos en un modelo de decisión. Esto incluye incorporar requisitos específicos de la empresa dentro de una plantilla estándar o una combinación de varias

La publicación de su petición de información (RFI) o petición de propuesta (RFP) basada en su modelo de decisión.

La recopilación de las respuestas al RFP/RFI.

La realización de una clasificación preliminar para disminuir la lista de posibles vendedores.

La validación y el análisis de las respuestas al RFP/RFI.

La reducción de la lista de posibles proveedores para llegar a una lista corta que permita un análisis mas profundo.

Esta semana entro a nuestra hemeroteca nuevo material en español. Esta vez fue la compañía Sescoi quien nos lo aporto.

Sescoi, es una compañía de software de origen francés, que se dedica a la creación de paquetes de software para la producción automatizada en las industrias de moldes, matrices y creación de utillajes o herramientas.

El primer documento es un white paper o documento ejecutivo sobre el tipo de software ideal para las empresas que trabajan por proyectos.

He aquí un breve resumen:

La fabricación basada en proyectos tiene requisitos especiales que un ERP discreto no puede satisfacer. Las empresas que gestionan proyectos necesitan una serie de variables técnicas personalizables, a menudo llamadas “criterios técnicos”, que definen la complejidad y las características de un proyecto. Sin embargo, la estructura de los datos debe admitir la gestión de múltiples modificaciones durante la realización de un proyecto. Este documento contiene la información necesaria para conocer lo que el mercado puede ofrecer a este respecto.
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El segundo documento es un caso de estudio sobre una empresa productora de moldes basada en Alemania.

Caso de estudio: Kon-Form aumenta sus niveles de eficiencia con MyWorkPLAN

Kon-Form es una compañía situada en el medio de Europa y dedicada a la producción de moldes de alta calidad para industrias tales como: automotriz, sanitaria, electrónica, entre otras. Cada proyecto de fabricación puede diferir mucho o poco del anterior, y gestionar estas diferencias puede ser un trabajo complejo. Conozca como MyWorkPlan solucionó los problemas de manejo de información que estaba enfrentando.

Espero que les sirva.

Estaba leyendo en el blog de Evaluando ERP, algo sobre las desventajas y los problemas relacionados con las implementaciones de un ERP. Estoy completamente de acuerdo con lo que dice el autor, y agregaría que, para evitar estos problemas en la etapa de implementación, lo ideal es, antes de definir el plan de implementación, definir bien las necesidades de la empresa y después convertirlas en requerimientos. Hay que poner mucha atención y tomar en cuenta los procesos claves de la organización, para que la evaluación de soluciones se centre en ellos.

El proceso de evaluación de software de TEC permite asignar prioridad a esos procesos claves de la empresa, para definir así los requerimientos que se usarán para comparar las diferentes soluciones disponibles y determinar cuál de ellas es capaz de satisfacer mejor las necesidades de la organización. ¿Un ejemplo? Las plantillas RFP de TEC.

En pocas palabras, TEC le da la mayor importancia a los procesos claves de la organización que está buscando seleccionar un software empresarial.

Con eso atacamos el desafío de definir y ejecutar un plan de implementación de ERP, que menciona el blog. Sin embargo, queda aquél de cambiar los hábitos de la gente. Si alguien tiene algún comentario o sugerencia, aquí estamos para escucharlos.

Enrique Dans publicó en 2004 un texto titulado Las TIC como elemento dinamizador de captación y fidelización de clientes, en el que encontré algo que me pareció muy interesante en relación a la selección de una solución CRM:

” Resulta fundamental el autodiagnóstico previo a la toma de decisiones en la implantación. La mayor incidencia de problemas proviene de aquellas empresas que deciden primero centrarse en un proveedor tecnológico determinado, y posteriormente intentan definir para qué necesitan las aplicaciones implantadas. En este sentido, lo mejor que tiene el discutido acrónimo CRM es, precisamente, el orden de sus factores: primero debemos definir quién es nuestro Cliente objetivo (interno vs. externo, etc.), después el tipo de Relación que tenemos y deseamos alcanzar con él, y, en tercer y último lugar, las herramientas que escogeremos para la gestión o Management de estas iniciativas.”

Un pensamiento que va de acuerdo a la metodología de selección de software que propone TEC.

¿Qué es en realidad CRM? De acuerdo al experto Javier Godoy, CRM es

“Planificación y gestión de los diferentes puntos de contacto con clientes actuales y potenciales, recogiendo y analizando la información disponible sobre sus necesidades y expectativas y su respuesta a las propuestas de la marca. Como resultado se busca maximizar el beneficio para ambas partes, mediante la puesta en marcha de un plan de comunicaciones relevante para el cliente y eficaz en términos de marketing para la marca.”

Entonces, podemos decir que CRM no es un software o una estrategia, sino una combinación de ambos. Es decir, implica estrategias, procesos y sistemas de software que buscan mejorar la interacción de la organización con sus clientes y aumentar la fidelidad de los mismos para con ella. Read the rest of this entry »