Si esta usted involucrado en el proyecto de selección e implementación de software de su compañía, se habrá percatado entonces, de que tan difícil es este proceso.  Desde descifrar que es lo que usted desea que el nuevo sistema lleve a cabo, hasta su puesta en marcha –incluyendo todos los procesos intermedios- la selección e implementación se software no es una hazaña fácil. De hecho, puede ser absolutamente extenuante. 

Para empezar su proyecto de selección con el pie derecho, debe usted definir primero todos sus procesos empresariales actuales y luego, los debe documentar. Tan solo esta parte del proceso puede tomar meses. Sin embargo, con la metodología y herramientas apropiadas, el tiempo invertido en esta tarea puede ser reducido enormemente. Si esta usando su propio método para recopilar los requisitos, su lista de procesos empresariales debe ser estructurada de tal forma que le permita a los proveedores compáralas con su producto, y definir si pueden o no satisfacer ciertas funciones. Read the rest of this entry »

Cuarta fase: Postselección

Esta es la cuarta y última fase del proceso de selección, compra e implementación de software. Como dijimos con anterioridad, las fases aquí expuestas son un pequeño resumen de los pasos que TEC realiza y recomienda cuando de proyectos de esta magnitud se trata.

Ya que el proceso de implementación es complejo, se puede dar el caso que entre usted y el implementador existan diferencias de perspectivas en varios puntos del proyecto. Adicionalmente, cumplir con el cronograma y presupuesto puede ser un reto.

Los pasos más importantes en esta fase son:
· Seleccionar un director del proyecto de implementación que tenga el carisma necesario para transmitir entusiasmo a todos los usuarios del sistema. De esta manera se evitan los conflictos que el cambio puede generar.
· Revisar cada meta del proyecto de implementación.
· Coordinar los recursos necesarios para mantener el proyecto sobre el camino indicado.
· Auditar el progreso de la implementación contra los servicios y productos prometidos.
· Negociar costos adicionales asociados con incrementos en el alcance del proyecto.
· Monitorear el proceso de implementación.
· Informar a las partes interesadas desde un punto de vista objetivo, sobre el progreso de la implementación.

Su implementación satisfará sus expectativas sólo si usted asegura que todos los objetivos del proyecto se lleven a cabo. El servicio de auditoria de TEC para la implementación asegura que las estrategias y procesos del proyecto contribuyan con los fines de su organización.

TEC puede servir como auditor de la implementación para asegurar que se satisfagan sus intereses en esta fase crucial de su inversión. Nuestro programa le permitirá monitorear, medir e informar sobre el progreso de su proyecto de implementación de forma regular.

No esta demás recordar a nuestros lectores que estas fases de las cuales hemos venido hablando por las dos ultimas semanas, son solo una versión resumida de los procesos que TEC utiliza al ayudar a sus clientes en la selección e implementación de sistemas empresariales.

Tercera fase: La selección

Recuerde que los beneficios de un software empresarial sólo se ven cuando ha realizado una selección adecuada. Usando criterios precisos y relevantes sobre las funcionalidades del software, usted estará mejor informado sobre sus opciones.Con el análisis adecuado, su equipo de selección puede hacer evaluaciones precisas y cuantitativas sobre que tan bien un proveedor puede o no satisfacer sus necesidades. Esto asegurará que usted seleccione la solución de software empresarial más adecuada. Los pasos más importantes en esta fase son:

ERGO es un sistema de soporte en decisiones (DSS, por sus siglas en inglés) desarrollado por TEC para simplificar la compleja decisión de elegir un software empresarial.

Los modelos de decisión son documentos estructurados y organizados en jerarquías lógicas, que definen los parámetros como pasos a seguir para llegar a una decisión. Tipos de sistemas de soporte en decisiones los hay de muchas clases y con fines diferentes. Así por ejemplo, los sistemas de inteligencia empresarial (BI, por sus siglas en inglés) forman parte de este grupo de sistemas que se utilizan para almacenar y buscar la información necesaria, que permite a los empresarios analizar y tomar las decisiones en sus tareas diarias. Sin embargo, se requiere de otro sistema especial, para tomar una decisión de compra de software.

ERGO es un sistema especializado en el área de soporte para la selección de software. Dada su estructura jerárquica, usted puede navegar desde los detalles de las capacidades que tiene el sistema prospecto, hacia la información del corporativo o empresa a la cual piensa comprar el software; sirviendo al mismo tiempo, como sistema de administración de contenido(CMS, siglas en inglés).

Comuníquese

Existen muchos métodos para evaluar y seleccionar software empresarial. Habrá unos más convenientes que otros según la empresa y la forma en que se manejan. No obstante el método que se use, el índice de fracasos es altísimo y representa miles de millones de dólares que finalmente se desperdician. Si bien no hay una fórmula para el éxito, hay factores que, en gran medida, pueden ayudara evitar el fracaso, y ese es precisamente el enfoque de TEC.

La metodología que proponemos comprende cuatro fases importantes:

1. Definición de requerimientos según sus necesidades

Esta es la fase fundamental de todo el proceso. Si no se definen correctamente los requerimientos y objetivos tanto empresariales como técnicos, la probabilidad de que fracase el proyecto será muy elevada y puede traer grandes problemas a la empresa antes, durante y después de implantar el sistema seleccionado. Read the rest of this entry »

Después de casi tres años de arduo trabajo, TEC acaba de lanzar la nueva versión de su herramienta de evaluación de software, eBestMatch. Para quienes no la conocen, es una herramienta con la que los usuarios pueden comparar con muchísimo detalle las diferentes opciones de software empresarial que hay en el mercado.

Platiqué con los encargados de crear la versión .NET de eBestMatch, quienes me hablaron un poco de lo que los llevó a iniciar este proyecto y de los cambios que podemos ver en esta nueva herramienta.

La razón principal de todo este trabajo fue que la versión anterior tenía algunos problemas de desempeño (velocidad, interrupciones, defectos visuales) que estaban haciendo el proceso mucho más difícil y aburrido para los usuarios. Le echaron mucho “coco” y decidieron usar la técnica de desarrollo web Ajax para lograr que esta nueva versión funcionara sin problemas.

Uno de los cambios más importantes es que lo que sucede a los ojos de los usuarios es solamente lo que ellos quieren ver. La información se actualiza parcialmente, así que el proceso tiene mucha más fluidez; más como una página web y menos como una herramienta. Read the rest of this entry »

Enrique Dans publicó en 2004 un texto titulado Las TIC como elemento dinamizador de captación y fidelización de clientes, en el que encontré algo que me pareció muy interesante en relación a la selección de una solución CRM:

” Resulta fundamental el autodiagnóstico previo a la toma de decisiones en la implantación. La mayor incidencia de problemas proviene de aquellas empresas que deciden primero centrarse en un proveedor tecnológico determinado, y posteriormente intentan definir para qué necesitan las aplicaciones implantadas. En este sentido, lo mejor que tiene el discutido acrónimo CRM es, precisamente, el orden de sus factores: primero debemos definir quién es nuestro Cliente objetivo (interno vs. externo, etc.), después el tipo de Relación que tenemos y deseamos alcanzar con él, y, en tercer y último lugar, las herramientas que escogeremos para la gestión o Management de estas iniciativas.”

Un pensamiento que va de acuerdo a la metodología de selección de software que propone TEC.

El día de ayer hablaba con una empresa latinoamericana que estaba lista para enviar su RFP (pedido formal de propuesta) a los proveedores de ERP. Me comentaban que el proceso les había tomado meses de análisis, reuniones con usuarios y proveedores,… y generaron un documento que incluía 300 requerimientos! … Les dije que 300 requerimientos es una muestra pequeña de funciones que un ERP incluye. Solamente el módulo de finanzas de un ERP contiene cerca de 860 funciones y características!

Revisemos el contexto: el ERP se convertirá en el flujo de datos de la empresa, tomará datos del plan maestro de producción, el inventario, las ventas y realizará el mapeo de transacciones hacia la contabilidad, los libros mayores y auxiliares. Mas aún, deseamos que el ERP se encargue de administrar los procesos transversales del negocio, las aprobaciones de presupuesto, órdenes de compras, contratos, gestión del personal, etc.

Frente a esto, me comentaron que el trabajo lo realizaron las diferentes áreas y no les fue posible enumerar un mayor número de requerimientos. Que también involucraron a los proveedores para conocer más detalles y funciones que les servirían en su negocio.

En TEC hemos evaluado productos ERP y enumerado las funciones y características a nivel de detalle. Nivel de detalle? Si, es importante documentar a este nivel lo que se requiere, es decir explicar lo que se desea a nivel de unidad funcional para poder cotejar estos datos con las soluciones de proveedores ofrecen.

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A nombre del equipo hispano de TEC, queremos darles la más cordial bienvenida a nuestro Foro Empresarial.

Hoy es un día importante para nosotros, puesto que finalmente logramos lanzar nuestro foro en línea. Desde ya, esperamos poder contar con su visita y los invitamos a participar, compartir e intercambiar con nosotros sus experiencias, ideas, inquietudes, dudas, informaciones o temas de interés común, en este espacio virtual.

Será un placer para nosotros verlos por aquí para tratar temas de tecnología de punta o soluciones empresariales, o simplemente para hablar del quehacer empresarial. Queremos ir más allá del enfoque técnico para tocar temas como la gestión y la administración de los sectores financiero, de servicios, industrial, minero, gubernamental, comercial, de distribución y manufacturrero, entre otros.

Esperamos que este foro sirva para intercambiar información que sea enriquecedora para todos y que sea un lugar donde puedan encontrar ayuda para enfrentar con éxito sus próximos proyectos y objetivos estratégicos.

¡Hasta pronto!